Le bordereau d’encaissement est un document qui permet de répertorier les encaissements et les règlements. Il sert à comptabiliser les opérations effectuées par le caissier, comme la vente de produits ou l’encaissement de chèques. Il existe plusieurs types de bordereaux d’encaissement, selon le type de commerce.
Qu’est-ce qu’un bordereau d’encaissement ?
Un bordereau d’encaissement est une preuve de paiement. Il s’agit d’un document écrit sur lequel le client peut faire figurer ses références, son nom et sa signature pour attester qu’il a bien réglé sa facture.
Ce document permet de se couvrir en cas de litige avec un client, car il constitue un justificatif du paiement. C’est l’un des documents les plus couramment utilisés par les entreprises qui souhaitent sécuriser leur chiffre d’affaires. Dans la plupart des cas, cette preuve de paiement est matérialisée par un bordereau sur papier libre ou numérisée via un scanner et envoyée par e-mail au comptable (qui effectue alors la tâche de vérifier que ce document correspond à l’encaissement).
Si vous êtes amenés à émettre des reçus fiscaux, il est important qu’ils soient conformes aux normes fiscales en vigueur et que vous n’omettiez pas certaines informations obligatoires (numéro Siren, TVA intracommunautaire…).
Vous ne pourrez pas délivrer un reçu fiscal si votre logo n’apparaît pas clairement sur le document ou si celui-ci n’est pas lisible. Par exemple : trop petit, illisible… Pour éviter tout litige ultérieur avec votre client, assurez-vous que vos factures soient conformes aux règles en vigueur avant de les envoyer.
Comment peut-on obtenir un bordereau d’encaissement ?
Les bordereaux d’encaissement sont des documents établis par l’entreprise de restauration. Ils sont à la disposition de tous les clients et permettent de savoir si le client a réglé son repas. Ce document permet aux clients d’obtenir un justificatif pour l’achat d’un repas ou d’un service, comme une boisson alcoolisée…
Il est donc indispensable pour chaque entreprise de restauration de se doter d’une mise en place efficace du bordereau d’encaissement afin que chaque client puisse recevoir ce document. Chaque client doit pouvoir justifier qu’il a réglé son repas, car il peut arriver que certains clients ne soient pas en mesure de payer comptant leurs plats ou services.
Pour obtenir un bordereau d’encaissement, il faut faire appel à une société spécialisée qui se chargera du suivi des encaissements et du pointage des ventes.
Quels sont les moyens de paiement acceptés par un bordereau d’encaissement ?
Le bordereau d’encaissement est un document sur lequel l’acheteur inscrit les références de la vente qu’il a effectuée et la somme versée par le vendeur. Il sert à matérialiser un paiement. Il peut être utilisé pour un règlement en espèces ou par chèque. Si vous choisissez le chèque, il faut que ce soit une banque qui dépose l’argent sur votre compte.
Mais ce n’est pas tout, car il existe plusieurs types de bordereaux d’encaissement.
Le chèque barré : Ce type de bordereau est destiné aux personnes qui souhaitent encaisser l’argent des clients en toute sécurité et sans risques d’impayés. Cette personne doit être titulaire du compte sur lequel elle reçoit les fonds. Pour éviter les impayés, cette personne doit faire signer son client avant de signer le chèque.
Le chèque non barré : Ce type de bordereau permet au client de payer plus rapidement après avoir validé sa commande. En effet, si celui-ci ne dispose pas d’un compte à la Banque Postale pour encaisser l’argent qu’il a reçu, il peut se rendre directement à son bureau de poste afin d’obtenir un chèque sans endossage.
Le prélèvement SEPA : Ce type de bordereau permet au client d’effectuer un paiement automatique grâce à sa carte bleue ou sa carte visa via internet ou par téléphone portable (appel SMS).
Quand un bordereau d’encaissement est-il considéré comme étant valide ?
Un bordereau d’encaissement est un document qui atteste de la réception par le destinataire, des services ou marchandises livrés. Ce bordereau doit être émis par l’entreprise et signé par le client.
Il peut être conservé comme preuve de la livraison des produits ou services. Un bordereau d’encaissement valide prouve que vous n’avez pas fourni des biens non conformes à ceux commandés (vol, défaut de qualité etc.). Le destinataire est tenu de payer après avoir constaté que les produits reçus sont conformes aux produits commandés.
Quelles sont les conséquences lorsque le bordereau d’encaissement est incorrect ?
Lorsqu’un bordereau remise de chèque est mal rempli ou ne respecte pas les modalités de l’opération, il est souvent nécessaire de procéder à une annulation. Cela peut être le cas pour une erreur dans le nom du client, dans la quantité ou encore lorsque cette modification entraîne un changement de montant. Si ce type d’incident se produit, il faut alors procéder à une annulation.
Pour effectuer cette opération, il faut établir un document justificatif détaillant les raisons du rejet et le contexte de l’erreur. Dès que vous constatez qu’une annulation s’est produite et que vous avez perçu des fonds en conséquence, il faut immédiatement faire une déclaration auprès de votre banque afin d’annuler la transaction.
Cette opération permet notamment d’empêcher tout risque lié au blocage des fonds sur votre compte professionnel. Il est donc important de réagir rapidement après avoir constaté un problème sur votre bordereau afin de prévenir tout risque éventuel pour les fonds reçus.