La note de cadrage est un document qui permet d’établir les grandes lignes du projet et de préciser le budget. Elle permet de définir les objectifs, les moyens, les ressources et les résultats attendus. C’est un document essentiel pour la réussite du projet. Il est souvent demandé par le commanditaire (client) et il faut donc bien le rédiger.
Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?
Une note de cadrage est un document de travail qui permet au chef de projet ou au responsable du projet de définir et d’organiser les tâches à réaliser. Elle permet également d’identifier les risques, opportunités et contraintes du projet, en plus des ressources nécessaires. Pour être efficace, la note de cadrage doit être précise. Il faut notamment y indiquer le périmètre du projet, l’état actuel du projet, ses objectifs ainsi que les moyens financiers disponibles pour mener à bien le projet. Le contenu d’une note de cadrage peut varier selon la nature du projet en question :
- Un cahier des charges définit les besoins des utilisateurs
- Une charte graphique définit l’univers graphique utilisé sur le site web
- Un cahier des charges technique décrit les caractéristiques techniques attendues par le maître d’œuvre pour répondre aux exigences formulées par le maître d’ouvrage
- Des spécifications fonctionnelles déterminent les fonctions attendues par l’utilisateur
- Un cahier des charges juridiques regroupe tout ce qui concerne la propriété intellectuelle (droit d’auteur)
- Des spécifications techniques regroupent tout ce qui concerne la conception technique (logiciel, matériel informatique…)
La note de cadrage est un document qui permet d’identifier les objectifs et le contexte dans lequel doit se faire l’évaluation. Cette étape permet de déterminer quels sont les critères à prendre en compte pour juger des actions menées par une organisation ou un projet. Elle présente également la méthode qui a été retenue pour évaluer ces actions.
La note de cadrage est donc une sorte de résumé du rapport final qui reprend toutes les informations clés relatives à l’organisation, au contexte, aux objectifs, au processus d’évaluation utilisé et aux résultats obtenus.
Comment rédiger une note de cadrage de manière claire et structurée ?
Les notes de cadrage ont pour objet de préciser les enjeux, les objectifs et le planning du projet. Elles sont élaborées par le chef de projet et doivent être validées par la commande. Elles définissent notamment :
- Le contexte du projet (enjeux, objectifs)
- La nature des informations à fournir (données chiffrées, données qualitatives)
- Les sources d’information à utiliser (interne, externe)
- Les modalités d’analyse et de restitution des informations produites (moyens humains et matériels mis en œuvre)
Pour bien rédiger une note de cadrage, il est important d’avoir les bonnes informations et d’élaborer des objectifs pertinents. La note de cadrage doit être structurée : c’est-à-dire qu’elle doit contenir tous les éléments importants qui vont permettre aux acteurs de comprendre le projet, ses objectifs ainsi que l’environnement dans lequel il va s’inscrire. Il est important de présenter son projet en mettant en avant son idée et sa vision, puis en définissant clairement les différentes étapes à suivre pour atteindre cette vision.
La note de cadrage permet aussi de formaliser ce qu’on appelle « la proposition commerciale » qui sera remise au client (ou partenaire) afin d’obtenir un accord sur la commande. Elle peut également servir à valider plusieurs points du budget, notamment ceux qui ne sont pas totalement connus mais dont il faudra toutefois tenir compte pour pouvoir obtenir un résultat correct et cohérent avec les attentes du donneur d’ordres. Pour savoir comment rédiger une note de cadrage efficace, consultez les conseils des spécialistes pour bien rédiger une note de cadrage.
Quelles sont les meilleures pratiques pour rédiger une note de cadrage ?
La note de cadrage permet à une équipe projet de se fixer des objectifs et d’établir un programme détaillé pour les atteindre. Ce document donne à l’équipe projet un aperçu du travail qu’elle doit fournir, elle résume le contexte, les attentes du commanditaire et ses exigences en termes de livrables.
La note de cadrage décrit le contexte, la durée estimée du projet et les livrables attendus. Elle est souvent demandée par le commanditaire afin d’avoir une idée plus précise sur le travail que l’équipe projet doit réaliser. Elle permet également au commanditaire de suivre plus facilement l’avancement du projet, car elle regroupe toutes les informations essentielles concernant ce dernier.
Lorsque cette dernière est bien rédigée, elle peut même servir comme base pour une discussion sur le budget ou pour la planification des ressources humaines (RH). Une fois reçue par l’équipe projet, la note de cadrage peut être modifiée si nécessaire avant son approbation par le commanditaire.
Quels sont les avantages d’utiliser des notes de cadrage ?
Les notes de cadrage permettent d’évaluer les coûts et les délais dans l’optique de planifier la réalisation du projet. Elles sont principalement utilisées par le chef de projet pour estimer le temps nécessaire à la réalisation des différentes tâches.
Elles permettent d’assurer une meilleure communication entre les acteurs du projet, car elles permettent de donner un aperçu précis des travaux à effectuer. De plus, cet outil permet aux différents intervenants du projet d’accroître leur motivation et d’avancer rapidement vers l’objectif fixé.
Il est également possible de recourir au logiciel PlanningPME pour réaliser facilement vos notes de cadrage. Ce dernier est une note d’intention, elle doit donner un aperçu de la mission et des objectifs à atteindre.