Une réunion de groupe est une réunion qui a pour but d’informer les membres d’un groupe, de leur faire part des décisions prises ou à venir. C’est un outil indispensable pour la vie d’un groupe. Elle peut être organisée par le leader du groupe, mais elles peuvent également être organisées par les membres du groupe eux-mêmes.
Il faut savoir que les réunions sont indispensables pour l’avancée du groupe, et qu’elles permettent aux membres de prendre part aux décisions et aux actions futures. Nous allons voir comment organiser une réunion de groupe.
Comment est-ce que l’on peut mieux conduire une réunion de groupe ?
La réunion de groupe est un événement important pour la productivité d’une entreprise. Si vous êtes amené à conduire une réunion de groupe, il est essentiel de mettre en place quelques stratégies qui vous permettront d’être plus productif tout au long des séances. En effet, le but principal d’une réunion de groupe est d’assurer la communication et l’efficacité des échanges entre les membres du groupe.
Pour ce faire, il est primordial de respecter le temps imparti pour la durée totale de la réunion afin que les participants puissent se concentrer sur leurs objectifs prioritaires sans perdre du temps en discussion inutile. Une bonne partie du travail préparatoire consiste à déterminer les objectifs principaux et secondaires ainsi que les résultats attendus par chacun des participants. Il faut ensuite choisir un ordre du jour et fixer une date pour la rencontre !
Une autre chose à faire avant d’organiser une réunion consiste à définir l’objectif principal ou secondaire, c’est-à-dire celui qui constitue l’essence même de votre rencontre et dont vos participants peuvent attendre un retour rapide et positif sur ce qu’ils ont accompli pendant la rencontre (les points clés).Lorsque vous aurez identifié cet objectif principal, il sera facile pour chaque participant d’identifier son propre objectif (secondaire) à atteindre pendant votre session.
Quels sont les meilleurs moyens d’impliquer les membres du groupe lors d’une réunion ?
Lors d’une réunion, le groupe doit être impliqué autant que possible. A part, chaque membre du groupe doit se sentir considéré et écouté. Il faut aussi faire participer les membres à la prise de décision. Ces derniers doivent avoir l’opportunité de proposer des idées et de discuter des problèmes dont ils sont au courant…
Ils peuvent même exprimer leur opinion sur les différentes étapes et décisions qui seront prises par la suite. Pour que tous les membres puissent donner leur avis, vous pouvez organiser une réunion en petits groupes ou créer un forum sur Internet pour recueillir l’avis des individus concernés par un sujet donné. Cela permet aux participants de poser leurs questions et de soumettre divers commentaires ou suggestions concernant ce sujet spécifique, ce qui peut amener les autres participants à prendre conscience des éléments essentiels qui devront être abordés ou traités ultérieurement. Les membres doivent être impliqués lorsqu’il s’agit de prendre une décision collective.
Quelle est la meilleure façon de gérer les débats lors d’une réunion de groupe ?
Les débats sont parfois inévitables lors d’une réunion de groupe. Il est nécessaire que chacun puisse exprimer son opinion, mais gérez-les pour ne pas envenimer la situation. Voici quelques conseils qui vous aideront à mener un débat efficace et constructif :
- soyez attentif aux autres participants
- écoutez-les attentivement et cherchez à comprendre leurs arguments
- ne prenez jamais parti pour ou contre une personne sans avoir pris connaissance des arguments en faveur et en défaveur du sujet abordé
- ayez recours à des exemples concrets pour étayer votre argumentation
- restez calme pendant le débat et évitez de faire des gestes brusques ou de lever le ton de façon agressive
- pour clore le débat, demandez aux participants d’exprimer leurs opinions sur la question abordée afin qu’aucun point ne soit oublié au cours du processus d’analyse du problème
Nous avons vu la meilleure façon de gérer une réunion. On va maintenant découvrir la durée idéale pour une réunion de groupe !
Quelle est la durée idéale pour une réunion de groupe ?
La durée idéale pour une réunion de groupe dépend du type de réunion et du profil des participants. Si la réunion est destinée à un public restreint, il est préférable d’opter pour un format court (entre 30 minutes et 1 heure) afin d’optimiser le temps de parole des participants. En revanche, si la réunion est destinée à un large auditoire, il est préférable de choisir un format plus long (1h30) afin que chacun puisse s’exprimer.
Soyez concis lorsque vous prenez la parole en public. Pour les conférences ou les formations, il faut privilégier une durée moyenne (1h30), car cela permet aux participants d’être actifs tout au long de la formation. Pour les réunions commerciales ou informelles qui ont lieu au cours du déjeuner par exemple, il convient de choisir un format plus court (45 minutes).
Lorsque vous animez votre propre événement, vous pouvez adapter le temps que vous consacrez aux différents orateurs selon leur profil et leurs attentes. Par exemple, si certains membres souhaitent entrer rapidement dans le vif du sujet et sont pressés par le temps alors que d’autres ont besoin de plusieurs minutes pour formuler une question ou exprimer leurs objections avant qu’elle ne soit traitée…
Quels sont les principes de base pour organiser une réunion de groupe avec succès ?
Pour conduire la réunion, prenez le temps de bien l’organiser. Il faut savoir que les participants ne sont pas toujours des experts dans ce domaine, alors il convient d’être méticuleux et précis lorsqu’on organise une réunion. Pour commencer, il faut définir les objectifs de la réunion, ainsi que les résultats attendus. Si vous êtes en charge d’une réunion pour votre entreprise, la première chose à faire est de vous demander si vos invités doivent participer à cette rencontre ou s’ils peuvent se contenter du courrier électronique. Puis, il faut déterminer le lieu de la rencontre et le nombre d’invités que vous pouvez accueillir.
Vous pouvez choisir un endroit qui est facilement accessible pour toutes les personnes concernées par votre projet. Ensuite, il faut déterminer l’heure à laquelle aura lieu la rencontre ainsi que son ordre du jour. L’ordre du jour devrait inclure un plan clair indiquant ce qui sera abordé durant chaque session et comment chacun y contribuera par sa participation aux discussions ou ses questions pertinentes au sujet abordé.
Quels sont les outils à utiliser pour mener une réunion de groupe efficacement ?
Afin de bien conduire la réunion, préparez bien le matériel. Avant toute chose, il faut établir un ordre du jour et le distribuer aux participants. Pour mener à bien une réunion de groupe efficacement, il faut avoir des outils performants pour faciliter les échanges entre les participants.
Il existe différents types d’outils qui peuvent être utilisés pour faciliter les échanges lors d’une réunion de travail en groupe. Déjà, les cartes post-it sont des outils très utiles pour améliorer la communication au sein d’un groupe. Elles permettent aux participants d’indiquer rapidement sur un support quelque chose qui doit être discuté et comment cela doit être abordé. Sur ce support, vous pouvez y inscrire un numéro ou une date à laquelle vous reprendrez contact avec votre interlocuteur par exemple, afin de préparer la prochaine réunion.
Lorsque vous disposez d’un tableau blanc ou noir (whiteboard), il peut être utile de noter rapidement sur le tableau blanc tout ce qui est mis en place et qui ne figure pas encore sur l’ordre du jour. Le tableau noir permet quant à lui aux membres du groupe d’inscrire eux-mêmes directement sur le tableau blanc ce qu’ils souhaitent dire lors de la prochaine réunion par exemple.
Le paperboard permet, quant à lui, d’enregistrer et de sauvegarder tout type de donnée (documents Word, photos…). Il permet aussi aux participants présents durant une réunion ou un congrès d’y accéder ultérieurement depuis n’importe quel ordinateur connecté au web via internet grâce au logiciel gratuit “Google Earth”.
Quand on est en groupe, il faut éviter de parler tout seul. Cela peut être dangereux pour les autres et pour soi-même. Il est préférable de s’exprimer à plusieurs ou à l’aide d’un système de vote. Les réunions de groupe doivent être courtes et efficaces.