La comptabilité est une technique de gestion des flux financiers d’une entreprise. Elle permet de mesurer la valeur économique d’une activité, de l’enregistrer et de la présenter sous forme chiffrée. Cette technique est utilisée par les entreprises pour enregistrer les opérations commerciales, financières et comptables.
La comptabilité peut être soit générale (toutes les opérations sont enregistrées), soit analytique (les opérations sont enregistrées par nature). Dans ce guide, nous allons voir comment réaliser une bonne comptabilité analytique.
Qu’est-ce que la réconciliation comptable ?
La réconciliation comptabilité, aussi appelée correction des erreurs de saisie, est une opération effectuée par un comptable sur les données financières d’une entreprise.
La réconciliation permet de corriger les erreurs de saisies ou de vérifier que l’ensemble des écritures et des opérations ayant eu lieu au cours d’un exercice soient correctement enregistrés.
Elle peut être réalisée à la fin d’un exercice comptable ou plus souvent à l’occasion d’une procédure appelée “clôture”. La gestion des comptes est une étape fondamentale dans le fonctionnement d’une entreprise. Elle permet notamment de prendre connaissance du résultat et des performances financières de l’entreprise, mais aussi d’anticiper les éventuels dysfonctionnements.
Pourquoi est-il important de réconcilier les comptes ?
Les chiffres sont la base de toute entreprise. Si vous n’êtes pas en mesure de les interpréter, cela peut être problématique.
Les comptes permettent également à l’entrepreneur de régler les problèmes qu’il rencontrera inévitablement durant son activité et lui permettront surtout d’analyser sa situation financière et patrimoniale. Il existe plusieurs types de bilans :
- Le bilan fonctionnel : il regroupe toutes les opérations effectuées par l’entreprise au cours d’une année civile afin que soient pris en compte ses besoins en financement ou en investissements.
- Le bilan financier : ce type de bilan répertorie toutes les opérations effectuées par la société pour assurer sa liquidité ou sa solvabilité à court terme.
Le bilan est un document qui résume les ressources (les actifs) et les emplois (les passifs) de votre société au cours d’une période donnée. Cette synthèse est obtenue en additionnant le total des ressources disponibles (capitaux propres, capitaux employés, autres fonds propres) et le total des emplois (dettes liées aux dettes financières, dettes fournisseurs…).
Comment réconciliez-vous les comptes ?
Ce n’est pas toujours facile de trouver le bon équilibre entre les différents comptes dans une entreprise. Essayez de bien comprendre les différents postes et d’en faire un point régulièrement.
Il faut aussi savoir que la gestion des comptes doit être adaptée aux besoins de l’entreprise. Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques conseils qui vous permettront de mieux gérer les comptes dans votre entreprise :
- Comprenez pourquoi il est essentiel de conserver un certain équilibre en matière de dépenses et de recettes.
- Faites le point sur ce qui est important pour votre entreprise, tels que la vente au détail (vente par correspondance), la location ou encore la vente en magasin physique. Puisque votre entreprise peut avoir des dépenses fixes et des recettes variables.
- Comprenez comment sont présentés les montants à inscrire sur vos factures, afin d’y voir plus clair et ne pas commettre d’erreur. Cela vous permettra d’avoir une meilleure visibilité sur votre trésorerie.
- Apprenez à contrôler vos coûts récurrents, tels que le loyer, l’assurance-vie ou encore les frais bancaires mensuels liés aux opérations courantes (cartes bancaires, etc. ).
- Une fois cette opération effectuée, déterminez si ces coûts sont justifiables ou non par rapport à votre activité actuelle ou future.
Et puis surtout n’hésitez pas à revoir certains contrats pour obtenir des remises supplémentaires (par exemple auprès du fournisseur Internet).
Que se passe-t-il si vous ne réconciliez pas les comptes ?
Si vous êtes entrepreneur et que vous ne réconciliez pas les comptes de votre entreprise, sachez que cela peut avoir des conséquences néfastes pour la bonne marche de votre activité.
A noter que le non-respect du délai légal d’arrêté des comptes peut engendrer certains risques. En effet, si le gérant ne respecte pas ce délai, il commet une faute grave qui peut conduire à sa mise en demeure, voire son licenciement.
Le non-respect du délai d’arrêtés des comptes se traduit par un manquement au Code de commerce et aux obligations légales auxquelles sont soumis tous les dirigeants d’entreprises.
Pour éviter tout type de problème, les entrepreneurs doivent veiller à bien respecter les obligations légales et à arrêter les comptes annuels dans les temps.
Par ailleurs, il est recommandé au gérant qui ne réconcilie pas ses comptes annuels d’en informer son expert-comptable ou son commissaire aux comptes afin qu’il puisse effectuer un contrôle sur place (dans le cadre des procédures amiables) ou qu’il mette en place une mission contractuelle spécifique (dans le cadre des procédures collectives).
Y at-il des frais associés à la réconciliation des comptes ?
Si votre entreprise est une entité commerciale, vous pouvez avoir des comptes clients et des comptes fournisseurs. Ces comptes sont généralement traités dans un système appelé réconciliation des comptes.
Cela signifie que vous allez comparer les informations sur les factures et les devis avec celles du livre de caisse ou du grand livre général. Pour se faire, il existe un processus standard qui permet de rapprocher ces données afin qu’elles correspondent exactement. Ce processus est appelé la réconciliation des comptes.
Tout simplement parce qu’une entreprise peut avoir différents types de transactions avec ses clients et ses fournisseurs, il est essentiel pour elle d’avoir une image claire et précise de l’état de sa situation financière. Par exemple, si l’on souhaite déterminer son chiffre d’affaires mensuel, il faudra effectuer la réconciliation des factures avec le bilan pour en faire ressortir le montant exact du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois écoulé.
La plupart du temps, ce type de procédure impliquera divers tests manuels qui prendront beaucoup plus de temps que nous ne le pensons à première vue et qui augmenteront considérablement les risques d’erreur. Cela peut également conduire à un coût supplémentaire pour l’entrepreneur tout en affectant sa rentabilité globale.
Existe-t-il des services en ligne qui peuvent vous aider à réconcilier vos comptes ?
Pour réconcilier vos comptes, il faut tout d’abord savoir que cela peut être facilement évité si vous savez comment faire.
Prenez en considération plusieurs facteurs lorsque l’on souhaite mettre fin au décalage de trésorerie, notamment le montant des sommes qui doivent être versées, les raisons du décalage et le temps nécessaire pour remettre les choses en ordre.
Prenez le temps de vous renseigner sur la nature du problème auprès d’une banque ou d’un prestataire spécialisé. Voici quelques étapes à suivre :
- Vérifiez que votre interlocuteur soit bien compétent et qu’il dispose des moyens humains et techniques nécessaires pour résoudre votre problème.
- Ne vous laissez pas influencer par le discours commercial prôné par certains acteurs du secteur bancaire.
- Privilégiez une relation de proximité avec votre conseiller, afin qu’il puisse comprendre rapidement votre situation personnelle et professionnelle.
- Sachez qu’il existe un certain nombre d’offres en ligne qui peuvent permettent à certains particuliers d’effectuer des opérations bancaires à distance depuis chez eux (sur internet).
Cependant, gardez à l’esprit que ces services ne sont disponibles que pour certaines opérations simples telles que la consultation de solde ou encore la demande d’extrait de compte.
Certains prestataires proposent également un service client joignable par tchat ou par mail afin de répondre aux questions courantes liée au suivi des opérations effectués grâce au site Internet (ex : demande d’information complémentaire).
La comptabilité est une technique de gestion des flux financiers et une méthode d’organisation permettant de mesurer, classer et enregistrer les flux. Elle permet d’analyser les écarts entre les recettes et les dépenses, afin de déterminer le solde du bilan ou le résultat net.