Garder son employé sur le long terme est un grand défi pour les entreprises, de nos jours. La demande en ressources humaines est forte alors que les compétences se font rares. Les entreprises se battent pour obtenir les meilleurs éléments pour constituer leurs équipes. Et même après son embauche, un salarié peut encore être sollicité par d’autres sociétés.
Selon les statistiques, beaucoup choisissent de quitter le navire à cause d’une mauvaise intégration. Pour convaincre votre collaborateur de rester, cultiver un fort sentiment d’appartenance est primordial. C’est pourquoi soigner son expérience en tant qu’employé est des plus importants. L’onboarding en fait partie. Pour sa réussite, plusieurs démarches doivent être tenues en compte.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding est l’ensemble des actions entreprises par l’employeur pour accueillir et intégrer les nouveaux employés. Traduit en français, le mot signifie « embarquement ». En d’autres termes, c’est une invitation à rejoindre la communauté d’une entreprise.
L’intégration des nouveaux employés
Les entreprises investissent beaucoup dans le processus de recrutement pour trouver les meilleurs collaborateurs. Mais l’intérêt porté à cette personne régresse souvent lorsqu’il intègre l’entreprise. C’est une des plus grandes erreurs que les dirigeants peuvent commettre et qui favorise les départs prématurés des salariés, déçus par l’accueil qui leur ont été adressé.
Il est vital de prendre le temps d’intégrer convenablement les nouveaux employés. Cette période doit s’étendre, de la signature du contrat, jusqu’à la fin de la période d’essai, ou peut-être même plus. La réalisation d’un onboarding différera d’un poste à l’autre.
La pratique de l’onboarding en chiffre
Les entreprises qui n’ont pas encore adopté l’onboarding sont encore nombreuses dans le monde entier. Ce sont surtout les grandes entreprises qui s’y prêtent, pour le moment. Les statistiques présentées ci-après sont des résultats des recherches du Figaro recruteur :
● Dans 69% des cas d’onboarding, la nouvelle recrue sera amenée à visiter les locaux de l’entreprise.
● Dans 56% des cas, un membre de la direction rencontrera les employés pour présenter l’entreprise.
● Malgré son importance, 55% seulement des intégrations comportent la présentation du nouveau poste.
● Les pots de bienvenue sont au rendez-vous dans 52% des cas.
Concernant les postes de cadre, bon nombre d’entre eux ne sont pas satisfaits de leur intégration, malgré leur importance dans l’entreprise :
● La moitié des cadres recensés n’ont pas connu toutes les étapes du onboarding.
● Seuls 35% ont été appelés pour un entretien de suivi.
● 77% des cadres sont reçus, le premier jour, par leur supérieur hiérarchique direct. Le reste serait accueilli par la RH.
● 87% des nouveaux managers font connaissance avec leurs équipes en dehors du cadre du travail.
Pourquoi l’onboarding est primordial pour l’entreprise ?
D’après le DRH membre du réseau Finaxim, Brigitte Aubine : « un collaborateur a plus tendance à rester en poste quand les premiers contacts sont agréables. » En effet, c’est ce premier contact qui l’aidera à reconnaître sa place dans l’entreprise. L’intégration constituera une base solide pour la relation de l’employé avec l’entreprise.
L’onboarding a pour objectif de témoigner l’importance de l’employé pour le fonctionnement de l’entreprise. Il permet d’entretenir, dès les premiers abords, sa motivation et son dévouement pour la société. Dans la majorité des cas, les employés qui ont été satisfaits de leurs intégrations, évoluent dans l’entreprise pour le long terme.
L’onboarding inclusif est une déclinaison de l’intégration. Il s’adresse aux employés courants de l’entreprise. Il est mis en place pour raviver leur motivation, ainsi que leur efficacité. Ils seront amenés à faire de nouvelles rencontres. Ils pourront échanger entre collaborateurs expérimentés et nouveaux diplômés. Ils découvriront une nouvelle approche du métier, des méthodes plus modernes.
La fidélité des salariés en chiffre
La popularisation du marketing RH a prouvé que la fidélité d’un employé à l’entreprise est due à son sentiment d’appartenance. C’est chiffre démontre bien ce fait :
D’après les études du Figaro, près de deux tiers des cadres décident de quitter l’entreprise avant la fin de leurs périodes d’essai. Un tiers des cadres sont passés à l’acte pour causes de mauvaises intégrations. Cela pourrait concerner l’aspect humain, matériel, ou une mauvaise organisation administrative.
93% des dirigeants admettent que l’onboarding est essentiel pour la fidélisation de l’employé. 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison de l’accueil.
Au royaume uni, 35% des entreprises ne consacrent pas de budget pour l’intégration des employés. Pourtant, selon les études du groupe Aberdeen, les entreprises britanniques perdent 25% de leurs nouvelles recrues avant un an de contrat.
Les conséquences d’un mauvais processus onboarding
L’onboarding reflète l’intérêt que l’employeur porte à ses employés. Dans une époque où le facteur humain prime dans le monde professionnel, un onboarding mal réaliser entachera la marque employeur. Pourtant, cette notoriété est primordiale pour attirer les meilleurs candidats.
Après, il est prouvé statistiquement qu’une mauvaise intégration est une cause de départ de plusieurs employés. L’entreprise devra alors comptabiliser les coûts de ce recrutement, ainsi que le suivant pour combler le poste vacant. À cela, s’ajoutent les coûts de formation.
Une négligence dans l’intégration peut également atteindre la productivité individuelle, mais aussi collective. Le manque de communication des attributions du poste peut freiner le bon fonctionnement de l’entreprise. Des écarts sur l’atteinte des objectifs se remarqueront.
Comment réussir l’onboarding dans son entreprise ?
Comme il a été si souvent répété, l’onboarding n’est un pas un processus à prendre la légère. Une bonne préparation, ainsi qu’un contenu consistant sont les clés pour réussir l’intégration d’un nouvel employé.
Les étapes de l’onboarding
1) La préparation : l’onboarding d’un nouveau collaborateur doit être organisé parallèlement à son recrutement. Avec la description de ses attributions, les dirigeants pourront définir les essentiels de son intégration. Sa responsabilité au sein de l’entreprise déterminera l’équipe qui sera chargée de la réception, et également les formations indispensables.
2) L’attente : Après la signature du contrat, le candidat fait déjà partie de l’entreprise. L’attente de sa prise de poste, ne devrait pas être silencieuse. Gardez le contact avec l’employé. Envoyez-lui par mails son programme d’intégration, ou ses supports de formations.
3) Le premier jour : pour assurer la continuité de l’expérience recrutement du nouveau collaborateur, il est souhaité que les responsables de son recrutement soient les premiers à l’accueillir. Ils feront office de relais pour lui souhaiter la bienvenue. C’est aussi l’occasion de clôturer l’aspect administratif de son recrutement.
Il devrait rencontrer son supérieur hiérarchique direct pour la fixation des objectifs. Il est aussi d’usage de présenter tous les membres du département, et aussi les collègues avec qui il sera le plus souvent en relation.
Les conditions matérielles de travail doivent être impeccables le jour de sa prise de poste, surtout si l’entreprise désire qu’il soit opérationnel. Son bureau se doit d’être installé. Les différentes fournitures comme bloc-notes, agenda et stylo devront déjà être complètes. Le manque de ses effets à l’arrivée de l’employé paraîtra comme une négligence à ses yeux.
4) Les suivis périodiques : il est important d’assurer la continuité de l’intégration d’un collaborateur. Organiser des entretiens périodiques permettra à l’employeur d’obtenir des feedbacks sur l’expérience de son nouvel employé. Ses entretiens permettent d’évaluer la satisfaction de l’employé, sur tous les plans en rapport avec l’atteinte de ses objectifs : relationnels et matériels. Ils permettront à l’entreprise d’identifier les axes à améliorer pour l’efficacité de son agent, mais aussi pour sa fidélité.
5) Le mentoring : il est d’usage de désigner un parrain pour l’intégration de nouveaux collaborateurs. Il a un rôle social dans l’onboarding. Il montrera un aspect plus décontracté de l’entreprise. Il facilitera la socialisation des salariés pour qu’ils se sentent plus à l’aise.
Le contenu d’un onboarding efficace
D’abord, Il est nécessaire de présenter, au préalable, le règlement intérieur de l’entreprise. De cette manière Il comprendra le fonctionnement de l’entreprise. Cela lui évitera de commettre des fautes par ignorance au risque de sanctions. Le règlement peut être envoyé par mail, avant la prise de poste. L’entreprise pourrait aussi organiser une séance de lecture pour favoriser un échange lors de la découverte du règlement.
L’identité de l’entreprise aussi doit être présentée au salarié au moment de l’onboarding. De ce fait, il assimilera la culture de l’entreprise. L’employé comprendra qu’il contribue à une histoire, à une finalité. Pour imprégner le collaborateur de l’identité de l’entreprise, il faudra commencer par son histoire. Ensuite, il doit connaître la vision de l’entreprise pour qu’il sache sa destination. Les valeurs de la société animeront chacune de ses actions lors de ce parcours. Enfin, la connaissance des objectifs communs lui permettra de fixer les siens pour rejoindre ceux de l’entreprise. C’est surtout important pour les cadres qui seront amenés à prendre des décisions.
Ensuite, Les attributions du salarié devront lui être énumérées, le premier jour, par son supérieur hiérarchique. Il sera de même pour les objectifs spécifiques : journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels. Des attributions claires permettront au collaborateur d’appréhender son travail pour une meilleure organisation. La découverte ultérieure d’une tâche qui ne lui aurait pas été présentée à la prise de poste, peut être source de démotivation.
Une période d’apprentissage doit être également mise en place par les dirigeants de l’entreprise. Le nouvel employé doit apprendre les compétences spécifiques à l’entreprise en rapport à son poste. Les coûts financiers et matériels de cette formation sont un investissement. L’acquisition de ces compétences avant la prise de poste est essentielle pour une productivité effective.
Cette formation portera, par exemple, sur des méthodes de travail pratiquées exclusivement par l’entreprise. C’est aussi lors de cet apprentissage que le nouveau apprendra l’utilisation de logiciel propre à l’entreprise. Si l’employé est un ouvrier, il sera formé pour l’utilisation de son matériel de travail. Selon la taille de l’entreprise, et l’ampleur de son poste, l’apprentissage d’un nouveau collaborateur peut s’étaler sur une semaine ou plus.
Pour la première journée de travail, une visite des locaux s’impose. Il découvrira les différents bureaux liés à son poste. Il sera aussi amené à rencontrer les autres collaborateurs indirects. Le guide lui montrera les salles de réunion et de conférence. Et enfin, les petits coins détente comme la cafétéria, la salle de pause, et même les toilettes.
Un pot de bienvenue est le meilleur moyen de rendre hommage à nouvel employé. C’est une occasion pour rencontrer tous ses nouveaux collègues dans une ambiance conviviale. Il est bien connu qu’une bonne relation entre les collaborateurs est un facteur important de productivité.
Dans l’optique de sortir des cadres professionnels, un séminaire d’intégration est une bonne idée pour un process onboarding réussi. D’un côté, il peut prendre la forme d’un team building avec les collaborateurs directs du nouvel employé. D’un autre côté, un séminaire d’intégration peut s’organiser spécialement pour les nouveaux arrivants, mené par la RH.
Le digital en onboarding
Le recours au digital peut s’avérer bénéfique en onboarding. Il permet d’interagir avec les nouvelles recrues, mais aussi tous les employés. Dès la signature de son contrat, les nouveaux pourront être intégrés dans le réseau. Les premiers contacts se feront alors en ligne avant même d’accéder aux locaux de l’entreprise.
Ce serait comme une pré-intégration. Ils pourront déjà faire connaissance avec certains collègues. Ce qui facilitera de briser la glace lors du moment venu. Mais il est important d’assurer une cohérence entre la réception par réseau de l’employé et la rencontre physique. Une digitalisation de l’onboarding ne justifie pas un abandon d’interactions humaines, lors de son arrivée au bureau.
Via cette plateforme, il sera au courant des quotidiens de l’entreprise. Durant cette transition, il se familiarisera avec la marque employeur de l’entreprise qu’il rejoint. Il cultivera des motivations pour la réception de ses attributions.
À travers l’interaction du nouvel employé sur le réseau, l’employeur appréhendera ses motivations. Il identifiera les éventuels blocages en vue d’optimiser le processus onboarding. L’employeur pourra ajuster le programme d’intégration, en fonction des lacunes relevées.
L’onboarding digital permet d’économiser du temps. Certaines informations peuvent se communiquer en ligne. Lors de la rencontre physique, l’employeur pourrait immédiatement passer à l’essentiel, c’est-à-dire, ce qui nécessite réellement une interaction humaine. Il permettra au salarié de passer le plus tôt possible au travail et de se concentrer plus rigoureusement à ses fonctions.
Illustrations : msprings.com ; custify.com ; zenefits.com