Une réunion d’ouverture audit est une réunion qui a lieu avant le début de la mission d’audit. Elle permet au responsable de l’audit de présenter les objectifs, la méthodologie et les équipes impliquées dans cette mission.
Cette réunion a pour but de permettre aux auditeurs de se familiariser avec les enjeux et les objectifs de la mission.
Qu’est-ce qu’une réunion d’ouverture d’audit ?
Pour commencer, il est primordial de savoir que l’équipe d’audit doit être formée et équipée. En effet, elle dispose des outils nécessaires pour effectuer ses vérifications et réaliser son travail efficacement.
Il faut donc bien choisir les auditeurs qui se chargeront de vos audits. Dans le cas où ces derniers ne seraient pas suffisamment expérimentés, ils pourraient faire perdre beaucoup de temps à leur entreprise. Pour cela, il convient de bien choisir les personnes qui seront en charge du travail d’audit sur votre entreprise.
Les critères à considérer sont :
- La formation et l’expérience des auditeurs concernant votre secteur (notamment si ce sont des experts-comptables)
- La taille de leur cabinet ainsi que sa notoriété (si possible).
Ensuite, pensez à définir un programme précis pour chaque audit afin d’avoir une bonne visibilité sur les tâches accomplies par chacun des membres de l’audit interne. Privilégiez également une organisation en binôme afin que chacun puisse avoir un rôle différent selon sa spécialité : comptable / contrôleur interne par exemple ; ou encore acheteur / contrôleur financier etc…
Un audit peut être divisé en deux parties principales. Premièrement la phase de prise de connaissance et deuxièmement la phase de prise de connaissance d’analyse. Le plus souvent cette partie est faite par un responsable qualité ou directeur commercial !
Quels sont les objectifs et les enjeux d’une réunion d’ouverture d’audit ?
La réunion d’ouverture d’audit est une réunion qui a pour but de présenter les objectifs et les enjeux de l’audit. Elle se déroule sous la forme d’une discussion ouverte à tous les membres de l’équipe.
Lorsqu’elle se déroule sous la forme d’une discussion, elle peut être animée par le responsable de l’audit. Dans ce cas, il est important qu’il prenne soin de bien poser des questions auxquelles chacun doit pouvoir répondre.
Il doit également veiller à ne pas monopoliser la parole et à toujours donner la possibilité aux autres participants de prendre part à la discussion.
La réunion peut aussi être animée par un assistant qualité qui sera chargé d’animer les travaux de manière neutre et objective.
Lorsque cette réunion a lieu sous une autre forme que celle d’une discussion, elle peut être présidée par le responsable de l’audit ou par un membre du comité de direction qui sera chargé d’en faire le rapport au comité directeur. Cet exercice permet notamment :
- D’expliquer les objectifs et les enjeux des travaux menés
- De présenter les moyens mis en œuvre pour y parvenir
- De mettre en avant certains points clés dont il convient que chacun retienne bien afin que toutes les personnes concernées puissent suivre correctement les objectifs et les enjeux
Il est important que chaque participant connaisse bien son rôle respectif au sein du groupe audité afin qu’ils puissent exercer pleinement leurs fonctions (par exemple si vous faites partie du service qualité).
Qui participe généralement à une réunion d’ouverture d’audit ?
Lors d’une réunion d’ouverture, toutes les personnes qui ont participé à l’étude de la documentation sont présentes. Cependant, cette liste peut varier en fonction de l’organisation et des objectifs de la réunion.
Ainsi, il est possible que les membres du comité exécutif ou le conseil d’administration soient conviés aux réunions d’ouverture.
Le responsable de l’audit interne doit également être présent à la première réunion afin de pouvoir mieux comprendre le processus d’audit et donner son avis sur les questions relatives au programme d’audit.
Quelles sont les principales questions qui seront abordées lors d’une réunion d’ouverture d’audit ?
La réunion d’ouverture d’audit est l’occasion de se présenter, mais également de préparer les questions qui seront posées.
Il est dans ce cas nécessaire de préparer des réponses claires et concises pour avoir une bonne impression. Puisque lors de la réunion d’ouverture d’audit, il faut faire preuve d’honnêteté et être transparent avec ses auditeurs. Cela permet à vos auditeurs de savoir si vous n’avez pas dissimulé certains documents ou certaines informations.
Il est également indispensable que vous soyez en mesure de démontrer que votre organisme agit bien en conformité à la norme ISO 19011 :2011.
Votre organisme doit donner des explications sur tout ce qui ne correspond pas à cette norme, afin que les auditeurs puissent comprendre tous les aspects du système qualité mis en place par votre entreprise.
Quels documents et informations devraient être fournis lors d’une réunion d’ouverture d’audit ?
Fournir à la personne en charge de l’audit tous les documents et informations nécessaires sont les premiers choses à faire lors d’une réunion d’audit. Lors de cette réunion, vous devrez donc présenter votre entreprise, ses activités et son organisation.
Vous devrez par ailleurs exposer les raisons qui vous ont poussé à recourir à une prestation qualifiée (quels sont les avantages pour vos clients ?), décrire le type de prestations que vous proposez (les services ou produits que vos clients peuvent acheter) et expliquer pourquoi ces services/produits répondent aux attentes des consommateurs.
Votre intervention doit être claire et complète afin que votre auditeur puisse évaluer les risques liés au non-respect des critères qualité requis.
Votre interlocuteur devra comprendre ce qu’il se passe chez vous, savoir comment fonctionne votre entreprise, connaître la composition de votre équipe et avoir une image suffisamment précise pour pouvoir identifier rapidement si un problème existe ou pas. Si cela ne posait aucun problème lorsque l’entrepreneur était encore salarié, il y a fort à parier que certaines questions resteront sans réponse si sa situation change.
Il est donc important que toute modification concernant l’organisation soit immédiatement communiquée afin d’assurer une transition fluide vers la nouvelle configuration.
Quels sont les principaux points à retenir lors d’une réunion d’ouverture d’audit ?
L’objectif de la réunion d’ouverture est de déterminer le niveau de qualité de l’organisme et des services proposés aux personnes en situation de handicap.
La réunion d’ouverture doit permettre :
- D’établir un état des lieux du système qualité mis en place par l’organisme
- De vérifier que les exigences du cahier des charges sont bien respectées
- De procéder à un échange entre les professionnels pour valider que le projet correspond bien aux besoins des personnes accompagnées.
Il faut savoir qu’il s’agit d’une étape importante qui permet de faire le point sur l’ensemble du système qualité mis en place par l’organisme.
Ainsi, c’est essentiel que les parties prenantes soient conviées à cette réunion afin qu’elles puissent apporter leurs connaissances et compétences au sujet. Pour ce faire, il est recommandé d’inviter uniquement les professionnels ayant participés à la conception du projet et au suivi du dispositif qualité mis en place par l’organisme. En effet, ils seront plus à même de donner leur point de vue et d’apporter une aide précieuse pour amorcer une démarche constructive et constructive vers une amélioration continue.
La réunion d’ouverture est la première rencontre de l’audit. C’est généralement le moment où les auditeurs découvrent leur mission et leur environnement. La réunion d’ouverture permet de faire connaissance, mais aussi de présenter le programme et les règles du jeu.