Le budget d’un salon professionnel est un sujet qui fait souvent débat. En effet, il n’est pas facile de savoir combien cela va coûter et quels sont les postes à prendre en compte.
Cependant, il existe des méthodes simples pour estimer le budget d’un salon professionnel. Nous allons voir çà de plus près.
Quel est le budget nécessaire pour ouvrir un salon professionnel ?
Le budget nécessaire pour ouvrir un salon professionnel est variable. Cependant, il faut prévoir une somme d’argent conséquente pour les matières premières et les équipements.
Il faut aussi prévoir des frais de communication, notamment lorsque vous souhaitez faire appel à une agence spécialisée. Il faut donc s’attendre à débourser environ 10% du budget total pour la publicité et le marketing.
Les coûts fixes seront également plus conséquents que ceux d’un simple bureau commercial. En effet, la location de salle peut être facturée à partir de 1 000 € par jour et les services fournis par une société spécialisée dans l’organisation d’événements peuvent coûter entre 5 000 et 15 000 € selon le type de prestations choisi (salle, traiteur, animation…).
Quelles sont les dépenses fixes et variables d’un salon professionnel ?
Les salons professionnels sont des événements importants qui peuvent représenter un réel atout pour votre entreprise. Si vous avez l’intention de participer à un salon, il faut prendre en compte les différents coûts liés à cet événement et de les anticiper dans votre budget.
Voici quelques conseils pour calculer en global le budget salon professionnel :
- Tenez compte du nombre de personnes que vous allez envoyer à ce salon,
- Des frais de transport (dépenses fixes) et
- Des dépenses variables liées directement au salon (location d’espace, location du stand, location d’une tente etc.).
Le prix moyen par participant varie selon le type de salon : expositions commerciales ou salons sur invitation. Un participant peut être une personne physique ou morale.
Il faut prévoir un montant suffisant pour couvrir tous les frais engendrés (frais fixes et dépenses variables). Pour estimer le coût total du stand, il est recommandé d’utiliser la formule suivante :
Frais fixes + Dépenses variables = Coût total du stand
Lorsque vous avez toutes les données nécessaires pour calculer le coût total du salon professionnel, multipliez-le par le nombre moyen de participants attendus afin d’obtenir une estimation globale du budget alloué au projet.
Comment gérer son salon professionnel en fonction du budget alloué ?
Les salons professionnels représentent une occasion pour les entreprises de rencontrer leurs clients et fournisseurs. Cependant, ils sont également un lieu d’échanges et de partage, qui peut être très chronophage.
Pour réussir votre salon professionnel, vous devrez donc maîtriser différentes notions marketing, comme :
- Le bon timing est crucial pour la réussite de ce genre d’événement.
- Il faut savoir que les visiteurs ne sont pas nombreux au début du salon et qu’ils se font plus rares à mesure que l’événement progresse.
- sachez que le succès dépend essentiellement de la manière dont vous gérez votre temps et votre budget durant cet événement.
Si vous souhaitez organiser un salon professionnel qui aura un impact positif sur votre entreprise, voici quelques conseils :
Commencez par identifier correctement le public cible :
- Quels sont les besoins du public cible ?
- Quels produits ou services proposer ?
- Quelle clientèle viser ?
Organisez-vous en conséquence :
- De combien de temps disposez-vous pour l’organisation ?
- Quelles sont les tâches à accomplir avant l’ouverture du salon ?
Pensez aux solutions « clés en main » : Un plan d’exposition bien pensé peut aider à tirer le meilleur parti des ressources limitées, tout en offrant une expérience mieux structurée pour les participants et une exposition maximale des exposants pour chaque dollar investi.
Quels sont les éléments à prévoir lors du budget du salon professionnel ?
Le budget salon professionnel doit être établi en fonction des coûts qui peuvent varier d’un salon à un autre et le nombre de participants peut aussi faire la différence. Si vous souhaitez organiser un salon professionnel, il est capital de connaître toutes ces variables pour pouvoir fixer votre budget correctement, comme :
- Le prix des stands : Dans le cadre d’un salon professionnel, il est possible que vous deviez louer ou acheter un stand si vous ne disposez pas des moyens nécessaires pour l’acquisition d’un stand. Lorsque vous louez un stand, le coût mensuel sera fonction du type de location choisie (location simple ou partagée) et du type de surface (stand individuel ou double).
- Les frais annexes liés au salon : Il y a également certains frais que vous pouvez inclure au budget du salon comme les frais liés aux inscriptions (inscription au catalogue générale), au transport et logement des participants (si vos clients font partie des visiteurs), etc…
- La communication autour du salon : Il existe différents types de communications qui peuvent être utilisés afin d’attirer le public vers votre stand durant le salon pro : Flyers/Affiches/Kakémono/Autres outils promotionnels…
Votre organisation peut réduire ses coûts en optant pour la location partagée qui permet de diviser l’espace occupé par plusieurs exposants. Pour ce qui est de l’achat d’un stand, les salons professionnels ont tendance à proposer des tarifs préférentiels aux acheteurs potentiels, notamment sur les stands doubles.
Cela offrira une meilleure visibilité à votre entreprise et attirera naturellement plus de visiteurs sur place.
Est-ce que le budget du salon professionnel doit-il être évolutif ?
Lorsque l’on dépense de l’argent pour un salon professionnel, on se demande souvent s’il est possible de faire évoluer le budget.
La réponse à cette question est en général affirmative. Toutefois, il faut savoir que les frais liés à la location d’un stand n’ont pas augmenté depuis plusieurs années. Pour cela, il convient de prendre en compte certaines variables :
- Le type de salon (international ou local)
- Le secteur d’activité (secteur concurrentiel ou non)
- La taille du stand (petit stand ou grand stand)
- Le type d’exposition souhaitée (en plein air ou sous tente)
Lorsque l’on organise un salon professionnel, on a souvent tendance à ne pas tenir compte des éléments extérieurs qui peuvent influencer le budget final du projet.
Les prix des stands ont été multipliés par quatre en vingt ans et ont atteint près de 1 000 euros par m² en moyenne. Par conséquent, il est tout à fait possible d’augmenter son budget initial pour faire face aux différents coûts supplémentaires liés au salon professionnel. Nous allons voir comment procéder à une augmentation raisonnable du budget initial.
Quels sont les impacts du budget sur le salon professionnel ?
Le budget est le nerf de la guerre. Il permet de déterminer les actions que vous pouvez entreprendre, mais également celles que vous ne pouvez pas réaliser. Si votre budget est trop serré, vous risquez d’être confronté à des imprévus et donc de faire des compromis.
Votre salle de séminaire pourra être plus petite que prévu. Vous risquez par exemple de devoir limiter le nombre d’invités si vos frais fixes sont trop importants. Votre équipe se retrouvera peut-être en concurrence avec celle d’un autre exposant ou bien lors d’un atelier commun avec une autre société.
En outre, il faut savoir qu’une grande partie des coûts inhérents à un salon professionnel sont souvent hors budget (transport, hôtel, restauration). Enfin, si votre stand est mal conçu et peu attrayant visuellement parlant, le public ne sera pas tenté d’y rester longtemps et ne pourra donc pas capter son attention sur toute la durée du salon.
💡Vous trouvez que les prix pratiqués par les prestataires qui organisent les salons professionnels sont très élevés ?
👉Dans ce cas-là pourquoi ne pas organiser votre propre salon professionnel ? Cela vous permettrait non seulement de réduire considérablement les coûts liés au transport (car vous n’auriez besoin ni du matériel ni du personnel), mais également ceux engendrés par l’hôtel (car votre personnel dormira chez lui) et enfin ceux inhérents aux repas (car ils seront faits maison).
Pour bien préparer un salon professionnel, il faut avoir une bonne connaissance de son marché et de ses concurrents. Il faut également se renseigner sur les tendances du moment, savoir à qui l’on s’adresse et adapter le stand en fonction des visiteurs. Faites le nécessaires pour avoir un stand attrayant, mais aussi pratique pour accueillir les visiteurs !!!