Le cahier des charges est un document qui définit les besoins et les exigences du client. Il sert de base à la rédaction d’un devis ou d’une proposition commerciale.
Il est utilisé pour définir les spécifications techniques, les caractéristiques et le prix d’un produit ou d’un service. Il est également utilisé pour définir les conditions de paiement, de livraison et de garantie.
Le cahier des charges peut être utilisé par l’entreprise qui souhaite sous-traiter une partie de son activité ou par le sous-traitant qui souhaite répondre à un appel d’offres.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges sous-traitance ?
En tant qu’entreprise, vous devez avoir des relations d’affaires solides et durables avec vos fournisseurs. Pour cela, définissez le cahier des charges sous-traitance.
La sous-traitance peut être réalisée pour différents types d’activité :
- Fabrication (machines, outillages…),
- Assemblage,
- Montage,
- Logistique (gestion des stocks),
- Contrôle (qualité) et recherche,
- Développement (R, D).
Il faut savoir que la sous-traitance peut être un moyen utile pour réaliser une économie sur les coûts totaux de production en externalisant certaines activités à l’extérieur de votre entreprise. Elle permet également d’améliorer la qualité du produit ou service destiné au client final.
Pourquoi est-il important de bien rédiger un cahier des charges sous-traitance ?
Rédigez un cahier des charges sous-traitance. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il faut établir un cahier des charges sous-traitance, et celles-ci peuvent être classées en quatre catégories :
- Les raisons légales : Un cahier des charges sous-traitance doit respecter la réglementation en vigueur. Cette réglementation peut être différente selon le secteur d’activité de l’entreprise, mais elle ne doit pas être oubliée. En effet, il y a des obligations légales qui sont à respecter par les entreprises qui emploient du personnel non déclaré.
- Les raisons administratives : Le cahier des charges sous-traitance permet de formaliser tout ce qui est exigé par le donneur d’ordres aux prestataires extérieurs (souvent appelés « fournisseurs »).
- Les raisons financières : Lorsque qu’un donneur d’ordres confie une mission à un prestataire extérieur (souvent appelés « fournisseurs »), celui-ci peut avoir une crainte quant à la bonne exécution de sa mission par son futur partenaire.
Il permet donc de mettre par écrit tout ce qui est demandé au prestataire extérieur afin d’être totalement transparent pour ce dernier quant aux conditions dans lesquelles il va intervenir chez le client final.
Quels éléments doivent figurer dans un cahier des charges sous-traitance ?
Un cahier des charges doit être établi dans le cadre de la sous-traitance. Ce document permet au donneur d’ordres de définir précisément les exigences, les conditions et toutes les modalités relatives à la réalisation du projet.
Le cahier des charges doit comprendre un certain nombre d’informations :
- Les caractéristiques générales du projet (nom, adresse, délais, modalité de paiement…).
- La description succincte de l’objet du marché (définition du produit ou service fourni par le prestataire).
- La composition et la qualification des membres du personnel qui seront affectés au projet.
- La nature et l’étendue des travaux à réaliser par chaque intervenant sur le chantier (intervenants extérieurs notamment).
- Les règles en matière de qualité, d’hygiène et sécurité.
Si telles sont les éléments obligatoires qui doit figurer dans un cahier des charges sous traitance, quand est-il des risques liés à une mauvaise rédaction de celle-ci ?
Quels sont les risques liés à la rédaction d’un mauvais cahier des charges sous-traitance ?
Un cahier des charges est un document qui permet de définir les besoins d’une entreprise en termes de prestations, de produits ou de services. Il représente donc un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite avoir recours à la sous-traitance.
En effet, le cahier des charges a pour objectif d’éviter à l’entreprise cliente une mauvaise réalisation du projet par le prestataire. Cependant, si ce document n’est pas bien élaboré, il peut être source de problèmes et entraîner des conséquences importantes sur l’entreprise cliente.
Le risque majeur lié à la rédaction d’un mauvais cahier des charges sous-traitance est le suivant : L’entreprise cliente se retrouve avec un travail mal fait et subit alors une perte financière. Et engendrera parfois même des conflits avec ses fournisseurs ou partenaires. Elle ne peut donc pas utiliser les prestations convenues et doit reprendre son projet en main afin qu’il soit adapté aux besoins exprimés au préalable par son fournisseur !
Pour éviter ce genre de situation, il est recommandé de suivre plusieurs étapes essentielles : Dans un premier temps, il est nécessaire d’analyser les besoins du projet afin que ceux-ci soient identifiables clairement et explicitement sur le cahier des charges (identifier les objectifs du projet).
Lorsque la mission sera définie clairement et explicitement sur le cahier des charges (exemple : réduction du coût global), elle deviendra objective pour chaque partie prenante (client/fournisseur).
Comment éviter les erreurs lors de la rédaction d’un cahier des charges sous-traitance ?
Un cahier des charges sous-traitance est une exigence indispensable à la réussite de votre projet en entreprise. C’est un document qui permet de définir avec précision les obligations et les responsabilités de chaque intervenant dans le cadre du projet. Il vous permet, entre autres :
- De garantir la qualité du produit ou du service à fournir ;
- De limiter les risques liés au déroulement du projet ;
- D’éviter tout litige ultérieur.
Il doit être le plus exhaustif possible afin que chacun soit en mesure de connaître exactement sa mission.
Le cahier des charges sous-traitance doit notamment contenir :
- Les caractéristiques principales du travail à effectuer (nature des matières premières nécessaires, temps estimatif pour la réalisation…) ;
- La liste complète des équipements à utiliser (matière première, machine…),
- Le planning prévisionnel du chantier ;
- La description précise des moyens humains, techniques et financiers mis en œuvre ;
- Le descriptif très détaillé de toutes les opérations qui seront effectuée sur site (dessin technique) ;
- Les conditions d’entrée en possession provisoire ou transfert total des matières livrées ou fabriquées ainsi que les conditions d’assurances correspondantes.
Un cahier des charges sous-traitance doit être clair et compréhensible par tous, en particulier par l’ensemble des parties concernées (sous-traitant, donneur d’ordres, maître d’œuvre…).
Existe-t-il des outils pour aider à la rédaction d’un cahier des charges sous-traitance ?
Il existe différents outils qui peuvent vous aider à établir un cahier des charges en sous-traitance, tels que le livre blanc de l’entrepreneuriat. Ce guide contient de nombreux conseils et astuces afin d’aider les entrepreneurs à se lancer dans la création de leur entreprise.
Vous y trouverez notamment les étapes incontournables pour démarrer votre activité. Pour ce qui est du cahier des charges, il doit être clair et précis.
Il ne faut pas hésiter à mettre en avant vos besoins spécifiques et vos attentes par rapport au prestataire que vous souhaitez engager.
Faites preuve de transparence afin que votre partenaire soit en mesure de comprendre rapidement ce que vous attendez de lui et qu’il soit capable d’y répondre correctement. Si un prestataire ne comprend pas votre demande, il risque d’avoir tendance à faire une offre plus basse que sa valeur réelle, ce qui va impacter négativement sur la qualité finale du produit ou service fourni.
Il est donc primordial de bien définir son projet avant même d’engager une personne extérieure ayant des compétences complètes (marchandise, matière première…).