procédure comptable
La procédure comptable est une méthode d’organisation des tâches et des opérations de l’entreprise. Elle permet de définir les différentes étapes qui vont permettre à l’entreprise de fonctionner. Cette méthode est utilisée par les entreprises pour gérer leurs activités. Nous allons voir dans cet article quelles sont les étapes principales de la procédure comptable.
Quelle est la procédure comptable à respecter lors de l’enregistrement des dépenses d’une entreprise ?
Les dépenses sont enregistrées dans un journal des achats, qui fait partie du livre des recettes et des dépenses. Le journal permet de classer les dépenses par catégories et de tenir à jour le montant total dépensé par l’entreprise. En plus, il doit être signé par la personne qui a effectué les opérations comptables.
La réalisation du journal des achats doit se faire au fur et à mesure qu’elles ont été faites, afin d’être en mesure de procéder à une vérification ultérieure (par exemple pour contrôler que les factures correspondent bien aux justificatifs).
Lorsqu’un document est établi conforme au modèle type, il suffit d’apposer sa signature sur la page « Réf. » du document et de reporter le numéro figurant sur la première page du document sur toutes les pages suivantes. Pour faciliter le classement ultérieur des documents, il est recommandé de noter au dos de chaque facture ou note d’honoraires :
- le nom et l’adresse complète du client
- la date
- le numéro correspondant à la facture ou note d’honoraires
- la nature du service rendu (achat ou vente)
- le montant hors taxes
- les conditions particulières (par exemple : TVA récupérable pour certaines fournitures)
- les conditions générales applicables (par exemple : prix unitaire hors taxe).
Chaque opération comptable fait l’objet d’une pièce justificative dont on peut conserver une copie sur simple demande. Ce sont les procédures à respecter, on va voir les documents qui doivent être joints aux enregistrements comptables…
Quels documents doivent être joints aux enregistrements comptables ?
Les documents utiles pendant une procédure comptable sont nombreux et variés. Ils concernent les différents types d’activités que vous exercez, tels que la vente de marchandises ou de prestations de services.
Les documents comptables doivent être enregistrés chronologiquement, sans aucune modification ni altération.
La date à laquelle le document est établi doit obligatoirement figurer sur le document afin d’être en mesure d’identifier la période couverte par cette pièce justificative.
Il faut savoir qu’une pièce justificative doit être conservée au minimum 3 ans par l’organisme qui l’a émise. Dans certains cas, notamment pour les entrepreneurs individuels ou les sociétés civiles immobilières, il est possible de demander une dispense à cette obligation de conservation des documents comptables. Notez qu’il existe trois types majeurs d’enregistrement :
- l’enregistrement chronologique des opérations réalisées (lorsque chaque opération est reportée sur un livre journal)
- le détail quotidien des recettes et dépenses (pour certaines activités telles que les professions libérales)
- l’enregistrement global des recettes et dépenses (pour certaines activités telles que les professions libérale), sans autres précisions (par exemple, un client a payé sa facture mais ne peut pas retrouver son numéro de facture ou ne souhaite pas donner son nom).
La question maintenant est : quels sont les outils informatiques pour la procédure comptable ?
Quels sont les outils informatiques nécessaires pour la procédure comptable ?
Pour traiter et comptabiliser les opérations, l’entreprise doit être pourvue d’un logiciel de gestion. Cet outil informatique permet à l’entreprise de gérer ses activités quotidiennes. Cet outil peut avoir différentes fonctionnalités, mais il a souvent une fonctionnalité appelée Gestion comptable et financière qui permet de générer des documents comptables. Ces documents nécessitent la saisie d’informations provenant des différents modules du logiciel. Cela peut être :
- le suivi des encours clients
- la saisie des factures fournisseurs
- la création d’un plan d’amortissement
- l’affectation d’un client à un fournisseur…
Pour répondre aux besoins de son entreprise en matière de traitement comptable, l’entrepreneur doit se doter d’outils informatiques adéquats comme c’est le cas par exemple pour le logiciel Sage 100 Comptabilité.
Comment les entreprises peuvent-elles gérer leurs flux de trésorerie au quotidien ?
C’est important de connaître les différentes sources de flux de trésorerie et leurs caractéristiques pour pouvoir gérer au mieux sa trésorerie. Les flux de trésorerie sont des entrées ou des sorties d’argent qui ont lieu dans un laps de temps donné. Il y a trois principales sources de flux de trésorerie :
- les encaissements
- les décaissements
- la variation du fonds commercial.
Les encaissements correspondent aux ventes effectuées par une entreprise sur un marché donné; ils comprennent notamment les chiffres d’affaires et les bénéfices réalisés par l’entreprise.
Les décaissements correspondent aux achats effectués par l’entreprise sur un marché donné; ils comprennent en particulier les charges telles que le salaire des employés, la location du local commercial, etc.
La variation du fonds commercial correspond à la différence entre la valeur nette comptable (VNC) et la valeur brute comptable (VBC) du stock disponible pour être vendu sans qu’il soit nécessaire d’en acheter un autre en équivalent monétaire (dans ce cas, on considère que le stock est épuisée).
Quels sont les contrôles comptables à effectuer pour s’assurer de la fiabilité des enregistrements comptables ?
Les contrôles comptables sont indispensables pour s’assurer de la fiabilité des enregistrements comptables. Pourquoi est-il important de procéder à ces contrôles ? Les contrôles comptables permettent de vérifier l’exactitude des enregistrements comptables.
En d’autres termes, ils servent à s’assurer que les écritures passées ont bien été effectuées conformément aux dispositions du plan comptable et aux règles fiscales applicables. Par exemple, il est essentiel de vérifier la cohérence entre les factures d’achats et leur paiement, afin d’éviter toute erreur qui pourrait engendrer un déficit fiscal.
De même, il est utile de vérifier que toutes les opérations ont été correctement entrées dans votre logiciel comptable afin d’avoir une vision claire et précise de votre activité.
Il peut arriver qu’une erreur soit commise lors du passage des écritures (par exemple : un achat non inscrit au bon poste). Cela sera alors visible par le biais de différences entre les sorties (dans le journal) et les rentrées (en charges ou produits). Comment réaliser efficacement ces contrôles ? Il existe différents types de contrôle possibles :
- le contrôle sur pièces consiste à demander à l’entrepreneur certain documents justifiant sa situation financière par rapport aux normes requises (facture, bail…)
- le second type concerne le contrôle sur place qui consiste à se rendre physiquement chez l’entrepreneur pour constater par nous-mêmes la situation financière et administrative relative au patrimoine immobilier ou mobilier.
Pour conclure, la procédure comptable est la technique utilisée pour enregistrer les opérations quotidiennes. Elle permet de déterminer les soldes des comptes et de calculer les différents résultats. C’est aussi un ensemble d’opérations qui doivent être effectuées par le chef d’entreprise, le responsable administratif et financier ou l’expert-comptable.