Un contrat de maintenance est un contrat d’entretien ou de réparation qui permet à une entreprise de s’engager sur la durée avec un client pour lui fournir des services et/ou des produits.
Il peut être conclu par écrit ou oralement, mais il doit toujours faire l’objet d’un document écrit, quelle que soit sa forme. En effet, le contrat de maintenance est un document obligatoire pour toute entreprise qui propose des services et/ou des produits à ses clients.
Il est donc important de bien le rédiger afin d’éviter tout litige ultérieur !
Quels types de contrats de maintenance existent-ils ?
Une entreprise peut proposer un contrat de maintenance ou une prestation.
Le contrat de maintenance est une relation commerciale dans laquelle l’entreprise et le fournisseur s’engagent mutuellement, en échange d’une rémunération, à assurer la pérennité des équipements de production.
Il existe différents types de contrats :
- Contrat à durée indéterminée (CDI) pour les techniciens ainsi que les ingénieurs et cadres techniques
- Contrat à durée déterminée (CDD) pour le personnel non technique
- Contrat intérimaire pour le personnel non technique
- Contrat d’apprentissage pour les jeunes travailleurs
Le contrat à durée déterminée (CDD) est un contrat utilisé par les entreprises lorsque le besoin n’est pas permanent et quand il ne s’agit pas d’un remplacement. Ce type de contrat permet aux entreprises d’embaucher des personnes dont elles ont besoin pendant une certaine période limitée, tout en ayant la possibilité de rompre ce contrat avant son terme si elles ne souhaitent plus continuer à utiliser cette personne.
Le CDD est généralement conclu afin d’assurer le remplacement temporaire du salarié absent ou dont l’activité a été suspendue temporairement (congés payés).
Quels sont les avantages d’un contrat de maintenance annuel ?
Vous avez la possibilité d’opter pour un contrat de maintenance annuel lorsque vous souhaitez faire réaliser des travaux d’entretien sur votre parc informatique. Dans le cadre d’une maintenance annuelle, un prestataire se charge de l’installation, du paramétrage et de la mise à jour des logiciels.
Il peut également assurer la gestion de votre parc informatique ou effectuer une sauvegarde régulière des données. En optant pour ce type de contrat, vous bénéficiez d’un suivi personnalisé et d’une aide technique.
La maintenance annuelle permet d’éliminer les problèmes liés au temps, qui sont générés par une utilisation intensive ou imprévisible du matériel informatique. Si vous choisissez cette option, il est important que vous définissiez précisément les points suivants :
- Les besoins en termes de services
- Le nombre total d’ordinateurs à entretenir
- Les logiciels et applications dont la maintenance doit être assurée
- Le coût total du contrat (prix forfaitaire)
- La fréquence des visites sur site (hebdomadaires ou mensuelles)
- Les conditions particulières liées aux interventions hors forfait (mises à jour des systèmes d’exploitation, etc. )
- L’amortissement du matériel installé (surcoût).
Le prestataire s’assure que les postes de travail fonctionnent correctement et que les pannes sont résolues rapidement !
Combien coûte un contrat de maintenance annuel ?
Pour réussir son entreprise, il faut savoir que le prix est une donnée importante.
Il faut bien évidemment prendre en compte tous les coûts liés à l’activité de l’entreprise. Il faut savoir aussi que le prix d’un service peut varier selon la qualité des services proposés et du type de produits vendus.
Le prix d’un contrat de maintenance annuel dépendra avant tout du nombre d’utilisateurs et de la durée du contrat. En effet, plus vous aurez un grand nombre d’utilisateurs, plus vous devrez opter pour un contrat longue durée afin de couvrir l’ensemble des utilisateurs.
Plus le contrat sera long et plus les coûts seront réduits par rapport aux coûts engendrés par un contrat court. De même, si votre activité implique une forte rotation des clients ou si vous proposez des produits dont la durée de vie est courte, il convient davantage de choisir une offre sur mesure plutôt qu’une offre standard.
La première étape consiste à bien identifier les besoins essentiels pour votre entreprise afin de définir précisément ce qui doit être inclus dans votre contrat et en quoi consiste chacune des options disponibles pour chaque poste budgétaire (frais fixes, frais variables…) Lorsque cela est possible, il est conseillé de faire appel à un expert indépendant afin qu’il puisse analyser les différents aspects liés à votre situation actuelle et formuler ses recommandations en matière d’offres commerciales adaptées à votre société.
Quels services sont inclus dans un contrat de maintenance annuel ?
Afin d’assurer un fonctionnement optimal de votre parc informatique, il est recommandé d’établir un contrat de maintenance annuelle.
Cette option vous permettra d’avoir accès aux différentes prestations nécessaires à la bonne marche de votre entreprise. Dans le cadre du contrat annuel, vous aurez accès à plusieurs services :
- L’accès en ligne aux logiciels et aux ressources informatiques
- Le dépannage du réseau informatique (d’un simple problème matériel jusqu’à une panne complète)
- La modification et la mise à jour des applications installées
- La formation des utilisateurs sur l’utilisation des logiciels mis en place
- Un service client personnalisé disponible pour les utilisateurs
- Une assistance téléphonique 7j/7 et 24h/24.
Pour éviter les pannes du système informatique, il est important de mettre en place un système efficace qui assurera une maintenance permanente. Vous devrez donc opter pour un contrat de maintenance annuelle afin d’assurer le bon fonctionnement de votre réseau informatique !
Quels sont les dommages couverts par un contrat de maintenance annuel ?
Une entreprise qui souhaite acquérir un contrat de maintenance annuel doit savoir que ce dernier couvre différentes activités, qu’il s’agisse de réparations, de remplacements ou d’optimisations.
Lorsque vous choisissez un contrat de maintenance annuel pour votre entreprise, il est important que vous preniez connaissance des différents types d’activités couverts par le contrat. Voici les principales activités couvertes par un contrat de maintenance annuel :
- Entretien et réparation du matériel informatique (ordinateurs, imprimantes…).
- Remplacement des pièces défectueuses.
- Optimisation du matériel informatique (installation d’un logiciel ou mise à jour du système).
- Assistance technique : appel à une société spécialisée pour résoudre les problèmes techniques rencontrés par l’entreprise.
- Assistance sur site : intervention directe sur site pour résoudre les problèmes techniques rencontrés par l’entreprise.
Dans le cas où aucune prestation n’est demandée à la société chargée de la maintenance et qu’aucune prestation n’est effectuée en retour, on peut considérer que cette dernière ne propose pas une prestation « prêt-à-porter ».
Comme on peut en trouver sur le marché et donc qu’elle n’a pas intérêt à proposer ce type de service aux clients finaux sans avoir une contrainte financière forte si elle veut rester compétitive face aux autres opérateurs du marché !
Quels documents doivent être fournis pour signer un contrat de maintenance annuel ?
Les documents à fournir pour signer un contrat de maintenance annuel sont les suivants :
- Une copie des statuts de la société,
- Un extrait du Kbis,
- Un RIB.
Si vous êtes une entreprise individuelle, vous devrez également fournir un certificat d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
La maintenance est une partie importante de la gestion d’une entreprise.
Elle permet de garantir la santé et le bon fonctionnement des équipements et des installations, mais elle permet aussi de prévoir les pannes et d’anticiper les risques. La maintenance peut être réalisée par l’entreprise elle-même ou sous-traitée à un prestataire externe !