Pour organiser un salon professionnel, il faut tout d’abord définir le type de salon que vous souhaitez organiser.
En effet, il existe différents types de salons : les salons B to B (Business to Business), les salons B to C (Business to Consumer) et les salons B to B to C (Business to Business to Consumer). Nous allons voir comment organiser un salon professionnel en fonction de ces différents types.
Quelle est la première étape pour organiser un salon professionnel ?
La première étape pour organiser un salon professionnel est de préparer son projet et trouver votre cible.
Vous pouvez commencer par définir le type de salon que vous souhaitez organiser, notamment en fonction du secteur d’activité. Ensuite, il est important de déterminer les objectifs du salon :
- Est-ce une simple opération de communication ou bien un événement à caractère commercial ?
- Est-ce un événement qui sera organisé sur une journée ou sur plusieurs jours ? Combien d’exposants seront présents ?
Pour réussir l’organisation d’un salon professionnel, il faut être conscient des différentes possibilités offertes par ce type d’opération.
Il est important de choisir la forme juridique adaptée à son activité. Quel que soit le statut social choisi (entrepreneur individuel ou sociétaire), il ne faut pas hésiter à se faire conseiller par des experts afin de s’assurer que toutes les formalités ont été respectées.
La première étape pour organiser un salon professionnel est donc d’identifier sa cible et ses objectifs, puis de définir le format idéal du salon et la forme juridique adaptée à son activité.
Pour réussir l’organisation d’un salon professionnel, il faut aussi maîtriser ses coûts et optimiser ses recettes en mettant en place une stratégie marketing adéquate : affichage publicitaire, sponsoring…
Quels documents et informations sont nécessaires pour organiser un salon professionnel ?
Afin d’organiser un salon professionnel, il est nécessaire de prendre en compte différents éléments.
La nature et l’objectif du salon doivent être déterminés afin de choisir le format adéquat. Une foire commerciale générale est par exemple plus adaptée pour présenter ses produits et services (le cas typique étant celui d’une petite entreprise qui souhaite faire connaître son activité).
Par contre, si vous organisez un salon professionnel spécialisé en rapport avec un domaine particulier (par exemple : l’immobilier), vous devrez bien identifier ce secteur d’activité afin de convenir du meilleur format possible. Le choix du lieu est primordial. Cette étape implique notamment de déterminer le budget alloué au projet et donc la surface dont vous disposez pour organiser votre exposition : espace couvert ou non couvert, nombre de stands…
Il y a plusieurs possibilités :
- Sois-vous louez l’espace que vous occuperez durant votre exposition (les coûts seront alors partagés entre toutes les entreprises participantes)
- Sois-vous achetez l’espace dont vous allez disposer durant votre manifestation professionnelle (les coûts seront alors divisés entre chaque participant).
Il faut notamment considérer le lieu et les dates du salon, ainsi que la communication à effectuer. Pour organiser un salon professionnel, il faut avant tout se poser la question suivante : quel type de salons souhaitez-vous organiser ? Un salon peut être organisé pour présenter des produits, des services ou encore une activité commerciale !
Quels sont les délais à respecter pour organiser un salon professionnel ?
Posséder son propre salon professionnel est un privilège. Pour l’organiser, il est nécessaire de respecter certaines règles et de connaître les délais à respecter.
A savoir que pour organiser un salon professionnel, il convient dans un premier temps de choisir le secteur d’activité concerné par l’événement. Ensuite, il faut s’assurer que le format du salon correspond aux besoins de la société.
Il faut également considérer quelques aspects techniques comme le lieu dans lequel va se dérouler l’exposition (un espace adapté ou non), mais aussi les matériels nécessaires au bon déroulement des opérations.
Le fait de bien présenter les produits exposés sur le stand pour que ceux-ci soient attractifs et ne passent pas inaperçus par les visiteurs du salon. Par ailleurs, il est primordial de s’assurer que la communication autour du salon soit optimale afin d’attirer un maximum de participants potentiels.
Pour attirer les visiteurs, vous pouvez utiliser différents supports publicitaires (affiches, flyers…). Dans tous les cas, il est nécessaire de penser à réserver une salle pour recevoir confortablement les exposants et garantir une bonne fluidité durant toute la durée du salon.
Quels sont les moyens pour promouvoir un salon professionnel ?
Pour promouvoir un salon professionnel, il est très important de choisir la bonne stratégie marketing.
Les salons sont des évènements qui peuvent vite devenir coûteux si l’on ne fait pas attention aux différentes étapes de préparation. Pour un salon professionnel, il faut dans un premier temps définir le budget à consacrer à cet évènement et faire une estimation du nombre d’exposants ainsi que du nombre de visiteurs attendus.
Il est primordial par la suite de bien définir les objectifs poursuivis par l’organisation du salon : attirer des visiteurs, créer des contacts commerciaux ou simplement promouvoir son entreprise.
Ensuite, il est indispensable d’identifier les cibles potentielles afin de mieux orienter sa stratégie marketing. Une fois que cela est fait, on peut passer au choix des supports publicitaires et promotionnels à mettre en place pour le succès du salon !
Quel est le budget nécessaire pour organiser un salon professionnel ?
Le budget nécessaire pour organiser un salon professionnel dépend de la taille du salon, en fonction du type de stand et des services que vous souhaitez. En règle générale, il est conseillé d’investir entre 1 500 et 10 000 € par jour pour une foire commerciale. Pour les petits salons, il est recommandé de prévoir un budget situant entre 100 et 300 € par jour.
Le budget nécessaire pour organiser un salon professionnel varie également en fonction de l’emplacement du salon :
- Plus le lieu choisi sera stratégique pour votre activité (proximité des clients potentiels)
- Plus vous devrez investir dans l’organisation.
Dans ces cas, il est donc essentiel de bien réfléchir à ce point avant de commencer à planifier votre projet. Pour les petits salons, il est recommandé de prévoir un budget situant entre 100 et 300 € par jour !
Quels sont les outils indispensables pour organiser un salon professionnel ?
Quel que soit le type de salon professionnel auquel vous participez, préparer en amont un dossier regroupant tous les éléments nécessaires à la réussite de votre manifestation reste crucial.
En effet, il est indispensable d’avoir un stand attractif et bien organisé qui reflète l’image de votre entreprise. Pour cela, une checklist comprenant des éléments essentiels doit être dressée :
- Dans un premier temps, vous devrez déterminer le budget alloué pour la mise en place du stand
- Il faut savoir qu’un salon professionnel requiert une logistique importante
- Ainsi, vous devrez penser à l’ameublement (tables et chaises), aux accessoires (signalétiques) ainsi qu’à la décoration (panneaux).
Votre stand doit avoir une surface suffisante pour accueillir les visiteurs et exposants. La qualité des matériaux utilisés pour sa fabrication doit être irréprochable et correspondre aux normes en vigueur !
Un salon professionnel est un excellent moyen de présenter votre entreprise et vos produits. Cependant, il est important de ne pas en faire trop et d’éviter de dépenser trop d’argent pour un simple salon. Il faut savoir quand organiser un salon et à qui le confier.
Les salons sont souvent coûteux et les exposants doivent payer pour leur stand, la location des salles, l’assurance, les frais de transport et bien plus encore.