Utiliser un bon outil de communication est indispensable pour le bon fonctionnement des activités internes ou externes d’une société. C’est dans cette optique que la mise en place d’un trombinoscope d’entreprise est conseillée. Il s’agit d’un excellent moyen de favoriser la communication, la cohésion et la convivialité au sein de l’équipe. Découvrez dans cet article le guide pour en créer un facilement.
Les bonnes raisons de créer son trombinoscope
Avant d’utiliser un outil de création de trombinoscope en ligne gratuit, il est important de connaître ses principaux atouts. Sachez alors que sa première fonction est la présentation de chaque collaborateur. Les informations concernant chaque salarié y sont mentionnées (photos, services, fonctions, coordonnées…). Par conséquent, la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe s’améliorent.
Ensuite, en externe, il renforce l’image de l’entreprise. En effet, l’outil peut également être utilisé comme moyen de présentation de celle-ci aux clients ou aux futures sociétés collaboratrices. C’est aussi un élément clé pour renforcer la culture d’entreprise, car il peut refléter les valeurs et la diversité de l’organisation.
Enfin, le trombinoscope est précieux pour les services des ressources humaines. Il permet de suivre les mouvements du personnel, de gérer les changements de poste et d’aider à la formation et à l’intégration des nouveaux employés.
Engager un photographe professionnel
Un trombinoscope réussi dispose avant tout de bons portraits. L’idéal est donc de faire confiance à un photographe professionnel. Il ne faut d’ailleurs pas oublier que l’image est plus impactant qu’un texte. C’est pourquoi les portraits doivent être de qualité, bien soignés pour refléter les valeurs et les spécialités de chaque salarié.
Veillez cependant à choisir le bon professionnel, un prestataire qui saura répondre aux besoins de l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à vous renseigner sur ses compétences et expériences ; et jetez un œil sur son portfolio. Pensez en outre au lieu où vous comptez réaliser le shooting. Celui-ci doit toujours être en adéquation avec l’image de la société.
Prévenir les membres de l’équipe
Informez les employés de votre projet de création de trombinoscopes. Renseignez la date et le lieu où se tiendra la séance photo. Ils pourront ainsi bien préparer leur tenue et organiser leur emploi du temps. Les prévenir au dernier moment peut, en revanche, être source de stress et gâcher la séance. L’idéal est de faire part du projet plusieurs jours à l’avance.
N’oubliez pas non plus de leur expliquer l’utilisation des photos. Les employés ne manqueront certainement pas de demander s’ils pourront se servir des clichés à leurs fins personnelles (réseaux sociaux ou autres).
Personnaliser son trombinoscope et recourir à un outil de création en ligne
Pour que l’outil reflète entièrement l’image et les valeurs de la société, il faudra le personnaliser. Afin de vous faciliter la tâche, il existe des plateformes vous proposant un outil de création en ligne. Il vous suffit d’accéder au site et d’y créer un compte. Vous serez guidé sur les étapes à suivre lors de la réalisation et la personnalisation de votre trombinoscope.
Généralement, on vous proposera différents modèles. Optez alors pour celui qui répond le plus à vos besoins. Une fois la création finie, vous pouvez partager le lien à vos collaborateurs. Si vous hésitez en ce qui concerne le choix de la plateforme, consultez les avis des utilisateurs.
Veiller à mettre à jour votre trombinoscope
Cet outil de communication doit être régulièrement mis à jour pour être réellement efficace. Il peut évoluer au même titre que votre entreprise. Si vous avez, par exemple, un employé qui a obtenu une promotion, il faudra effectuer les modifications sur le trombinoscope. Il en est de même en cas d’arrivée d’un nouveau membre ou de démission d’un employé. Quel que soit le type de transformation au niveau de l’organigramme, il faudra procéder au changement sur l’outil de communication.