Les archives sont des documents qui ont une valeur juridique, ils peuvent être produits par les administrations ou par les entreprises. Il existe plusieurs types d’archives :
- les archives publiques
- les archives privées (pour les entreprises notamment)
Les archives publiques sont celles qui sont détenues par l’Etat, elles sont donc accessibles à tous. Tandis que les archives privées sont celles que possèdent des particuliers, elles ne sont pas accessibles à tous.
Pourquoi est-il important d’avoir une archive ?
L’archive est un des éléments les plus importants dans le fonctionnement d’une entreprise. Elle permet de conserver l’historique des opérations et des transactions effectuées.
Cela s’avère très utile pour la gestion du système, mais aussi pour l’historique de l’entreprise. Pour pouvoir garantir une bonne gestion et une bonne exploitation de votre société, il est important que vous enregistriez tout ce qui se passe au sein de cette dernière.
Lorsque votre compagnie aura connu une croissance importante ou si vous souhaitez revendre votre activité professionnelle, vous aurez besoin d’un historique complet afin d’assurer la traçabilité et la transparence de chaque transaction effectuée par votre entreprise.
Votre archive doit être consultable à tout moment par n’importe quel collaborateur ou employé, puisqu’elle contient à la fois les données techniques relatives aux opérations réalisées, mais aussi les différents contacts liés auxdites opérations. Une archive efficace doit être tenue à jour régulièrement afin que chaque collaborateur soit en mesure de retrouver toute information relative à un dossier particulier en cas de besoin.
Quels sont les avantages d’avoir une archive ?
En termes de gestion de documents, l’archivage est une solution intéressante. Bien que le stockage numérique soit possible, les avantages de la conservation des archives papier sont multiples. Voici quelques avantages à connaître :
- Il permet un gain de temps considérable, surtout lorsque vous aurez besoin d’un document
- il permet d’assurer une meilleure traçabilité des documents et donc d’en garantir l’authenticité
- il est un moyen efficace pour prévenir les risques liés à la destruction ou au vol de documents importants
Cependant, l’archive est souvent associée aux risques liés à la dégradation naturelle du support physique ou matériel ainsi qu’aux risques naturels (incendie, inondation…). Si vous êtes passionné par les archives papier, il faut savoir que cette activité n’est pas sans danger pour la documentation : déchirement accidentel du papier par exemple ou encore pollution atmosphérique due aux produits chimiques utilisés pour le traitement et le conditionnement des archives papier.
Comment les archives peuvent-elles nous aider à mieux comprendre le passé ?
Les archives peuvent nous aider à mieux comprendre le passé de l’entreprise. Grâce aux archives, nous pouvons non seulement reconstituer le passé, mais également en tirer des conclusions sur les conditions de vie dans le passé, et ainsi étudier et analyser divers aspects de la société.
Les archives peuvent donc être un outil très utile pour connaître l’histoire de l’entreprise dans son ensemble et découvrir ce qui s’est produit au fil du temps. Elles contiennent souvent des informations importantes comme nos dates, les chiffres…
Comment peut-on accéder aux archives ?
La consultation des archives dépend du mode d’archivage appliqué par la société. Si celle-ci mise sur des papiers, vous devez vous rendre dans la salle contenant les documents que vous recherchez. Trouver ces derniers n’est généralement pas difficile, surtout si la société a prit soin de classifier les dossiers par ordre alphabétique ou bien par sujet. Bien entendu, vous devez demander la permission au responsable avant de vous rendre dans la salle proprement dite.
Par contre, si l’entreprise mise sur la technologie, c’est-à-dire sur l’archivage informatique, vous devez disposer du matériel nécessaire. Très souvent, les archives d’une société se trouve sur un disque dur spécial ou bien sur le “cloud”. Pour le deuxième cas, il vous faut disposer d’une connexion internet pour accéder aux informations que vous voulez consulter. Comme avec les lettres, vous devez aussi posséder l’accès nécessaire pour trouver les renseignements qu’il vous faut.
Bref, les archives sont utiles dans beaucoup de domaines. Les archives permettent de retrouver des informations très anciennes d’une entreprise. Si vous êtes donc à la tête d’une société, ne négligez pas les archives. Souvenez-vous, les documents archivés peuvent vous être indispensable lorsque vous envisagez la revente de votre compagnie. Ils vous sera également utile pour analyser et comparer le développement de votre entreprise depuis sa création jusqu’à maintenant !