Les nouveaux outils numériques introduits depuis quelques années permettent aux entreprises d’accéder à la digitalisation de leurs achats. Cette nouvelle façon de gérer et d’analyser l’approvisionnement offre de nouvelles perspectives de développement et d’anticipation. La digitalisation des achats dans leur globalité reste toutefois encore balbutiante en France.

Pourquoi digitaliser ses achats ?

Après l’apparition du digital en entreprise, les protocoles et les outils évoluent pour laisser place à des process plus fluides et entièrement numériques. Réduction des coûts de main-d’œuvre, gain de temps mais aussi limitation des risques font partie des avantages permis par une digitalisation efficace de ses achats.

En effet, grâce à l’approvisionnement en ligne (systèmes P2P et e-procurement) et à l’automatisation des tâches, les coûts de traitement administratifs sont revus à la baisse. Les équipes dégagent alors du temps supplémentaire pour se concentrer sur des missions plus stratégiques pour l’entreprise.

Le passage au numérique dans la gestion de ses achats permet aussi de réduire les risques fournisseurs, notamment grâce au e-sourcing et à l’automatisation des paiements. La collecte des données fournisseurs permet également de mieux anticiper et prévenir ces risques.

Toutefois, l’étude de Jaggaer menée en 2018 met en évidence une digitalisation encore partielle des achats au sein des entreprises. Seuls 2 % des interrogées déclarent utiliser les bons outils technologiques pour digitaliser leurs processus d’approvisionnement. Au sein même de cette démarche de digitalisation, la mise en œuvre peine encore à atteindre 100 % de l’organisation des achats (processus, collaborateurs et technologies). En effet, seule l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée (recherche de fournisseurs, réalisation des devis, envois des bons de commande, facturation…) est réellement intégrée. Le partage des données à forte valeur, indispensable à une digitalisation complète et efficace, n’est pas encore assez pris en main par les Directions Achats.

Digitalisation des achats : l’enjeu majeur de ces dernières années

Pour pouvoir fonctionner de manière efficace, les outils technologiques mis à la disposition des services achats doivent pouvoir bénéficier de données pertinentes et complètes. La circulation et le partage des données est en ce sens indispensable à une digitalisation vectrice de résultats pour les entreprises. L’effet silo (cloisonnement entre les services et les équipes) tend à freiner cette circulation de données fiables.

Les coûts cachés liés aux achats sauvages, les caractéristiques fournisseurs ou encore les données financières externes sont encore mal prises en compte dans les décisions. En résultent des pertes de temps et des dépenses inutiles, qui auraient pu être évitées grâce à une circulation de ces informations via l’interopérabilité des systèmes. Les nouvelles technologies disponibles offrent d’immenses opportunités de croissance, via l’intégration d’indicateurs prévisionnels et de mesure. Cependant, selon, l’étude Jaggaer, ¾ des entreprises françaises peinent encore à intégrer correctement ces données.

La digitalisation des achats fait donc partie des enjeux incontournables pour faire progresser sa compétitivité. L’investissement dans la collecte et la circulation des données constitue ainsi l’un des objectifs principaux des entreprises souhaitant parvenir à une digitalisation complète et précise de leurs processus. En 2018, plus de 50 % des firmes interrogées prévoyaient d’investir dans l’assistanat digital, 48 % dans les process robotisés et environ 30 % dans la blockchain.