La démarche QQOQCP, habituellement appelée méthode de questionnement, constitue un outil d’analyse simple et infaillible pour résoudre un problème. Par rapport à une circonstance professionnelle, ce procédé oriente de manière positive les perceptions généralement divergentes.

Cette approche guide les membres de l’équipe à se poser les questions pertinentes afin de saisir le sens d’une réflexion spécifique. Facile à utiliser, le QQOQCP s’emploie aussi dans d’autres situations comme la conception d’un nouveau dispositif ou la définition d’un plan d’action. Ce guide vous permet de découvrir toutes les facettes de cette méthode pour une bonne application efficace dans un contexte réel.

Présentation du procédé QQOQCP

On en a sûrement entendu parler à un moment ou un autre, mais de manière concrète qu’est-ce que le QQOCP ? Il est important de bien comprendre le concept de ce type de questionnement pour l’utiliser de la bonne manière et en tirer autant de profit que possible.

Définition

QQOQCP est un sigle qui synthétise les six questions suivantes : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?. Cette façon de raisonner trouve sa source il y a 2000 ans avec l’empereur Quintilien qui a développé le contexte ; la personne ; le fait ; le lieu ; les moyens ; les motifs ; la manière ; le temps pour l’utiliser dans les instructions des procès.

L’outil se décline sous une version anglaise connue sous le nom de méthode des 5W « Who ?What ? Where, When and Why ? ». La méthode consiste à poser les questions pertinentes suivant l’ordre du sigle afin de récolter des informations précises et exhaustives. Cet outil d’aide oriente tous les membres d’une équipe à regarder dans la même direction, et, d’avoir la même vision d’une situation.

Variante de l’outil

L’acronyme peut s’élargir de manière à s’adapter plus concrètement aux situations analysées. Les termes qui s’utilisent habituellement est : le « combien » qui symbolise la quantification, et la transformation du pourquoi en « pour quoi » pour découvrir les objectifs de la démarche d’analyse.

Il existe aussi une autre variable de la méthode : « Est, n’est pas ». C’est une technique qui permet de trier les informations liées à un problème sous deux aspects : ce qu’est le problème et ce qu’il n’est pas.

Finalité

La finalité de la démarche QQOQCP est la recherche méthodique des informations sur une situation qu’on veut mieux déchiffrer. L’outil permet aussi d’identifier les origines d’un problème qui persistent.

Elle permet d’avoir un point de vue général et détaillé en collectant un ensemble d’informations. Ces renseignements seront triés et classés de manière pertinente afin de trouver les solutions adéquates.

Points forts et points faibles de la démarche

Les points forts de la méthode QQOQCP s’inscrivent dans les quatre éléments suivants :

Simple : son utilisation ne nécessite pas de formation ni de personnes qui maitrisent l’outil

Méthodique: la démarche consiste à poser des questions systématiques à chaque fois

Polyvalente : n’importe quelle situation peut se traiter avec cet outil

Intégral : l’approche permet de voir sous tous les angles le contexte avec un questionnement plus large et constructif

Son point faible demeure dans la formulation de la question. Si elle est mal énoncée ou sort du contexte à résoudre, l’outil deviendra contre-productif. Son utilisation exige également un temps d’analyse et un avis humain qui n’est pas toujours objectif.

Dans le cas où les questions de bases ne sont pas flexibles ou mentionnées de manière trop générale, le dispositif ne tient pas compte des points de vue les plus perspicaces.

Utilités de l’approche QQOQCP

Le QQOQCP est une démarche efficace pour toutes les situations. La fonctionnalité de cet outil varie en fonction du cas d’application. Les circonstances concrètes suivantes permettent de mettre en évidence son intérêt.

Gestion de projet

Pour démarrer un projet, il convient d’avoir une bonne organisation et de maitriser dans les moindres détails son projet. Cette méthode de questionnement est l’outil idéal pour déterminer avec exactitude toutes les facettes du projet. Elle est également utilisée pour établir des rapports aux parties prenantes du projet tels que la direction générale, les clients, les bailleurs de fonds, entre autres.

Les réunions telles que les brainstormings nécessitent une préparation pour être productive. Une réunion efficace doit être correctement cadrée et limitée dans le temps. Le QQOQCP offre l’opportunité de détailler l’objet de la réunion avec un ordre de jour précis. Ces informations peuvent être envoyées aux participants avec l’invitation afin que tout le monde dispose des mêmes renseignements. Cela permet de se concentrer sur un objectif commun et évite de perdre du temps avec des séries de questions superflu au moment de la réunion.

Marketing

En Marketing, la technique QQOQCP permet d’avoir une vision globale des aspects du problème posé surtout dans le cadre de la mise en place d’un plan d’action. La démarche se fait en amont de la phase de réalisation. Son utilisation est sollicitée lorsque les KPI ou « Key Performance Indicator » sont précaires.

La défaillance démontre que les actions et campagnes marketing sont inadéquates pour les cibles visées. A ce moment, il faut évoquer les interrogations appropriés tels que : Quel public convoiter ? Quelle mode de communication avantager ? mais encore « à quel moment et à quelle fréquence développer une campagne marketing ?

Communication

Une stratégie de communication doit commencer par un diagnostic. Il est important de savoir le point de départ pour atteindre les objectifs de manière infaillible. Le diagnostic est jugé simple, logique et systématique, mais une erreur par omission peut être fatale sur la qualité du plan web marketing final.

La méthode de questionnement se présente comme le bon outil de diagnostic de communication. Elle donne l’opportunité de se familiariser avec les cibles. Elle sera aussi d’une grande aide pour la continuité de la stratégie de communication.

Journalisme

La méthode QQOQCP est une règle logique de questionnement pour structurer un texte. Le 5W’s est constamment employé dans le domaine du journalisme depuis le début du 20ème siècle aux Etats-Unis. Elle tient compte de questions posées par les lecteurs et internautes quand ils lisent un article ou effectuent des recherches. Le QQOQCP permet de tenir une conduite de rédaction structurée et complète. Effectivement, l’outil doit être adapté en fonction du sujet et aux objectifs à atteindre.

Ressources humaines

En interne, le QQOQCP est nécessaire pour recadrer une situation ou un collaborateur de façon objective. L’outil permet de rester dans le vif du sujet et de collecter les informations manquantes à la résolution de la situation.

En externe, plus exactement en recrutement, la méthode s’avère efficace dans le cadre d’un entretien. Il permet la factualisation des propos du candidat. Le discours de ce dernier est plus concret et explicite. La prise de décision sera plus rapide et impartiale.

Relation client

Le QQOQCP donne une occasion à l’entreprise de se mettre à la place du client prospecté. La démarche a pour objectif d’offrir le produit ou le service attendu par le client au bon moment.

La gestion de la relation client se base essentiellement sur la phase découverte. Une phase qui justifie l’analyse, la structure et l’argumentation efficace. Elle permet de minimiser les risques d’objections dues à une offre inadéquate à la demande. Pour être infaillible dans la collecte d’informations, il faut utiliser en premier lieu l’outil QQOQCP pour identifier et approfondir l’information.

Règlement de problèmes

Dans le monde réel, les problèmes font parties du quotidien personnel ou professionnel de chaque individu. Dans certains cas de figure, les solutions se dévoilent facilement et naturellement tandis que d’autres sont assez difficiles à résoudre. Le QQOQCP est initialement utilisé pour régler des problèmes. C’est l’outil classique parfait pour définir les faits d’une manière plus complète. Les questions fondamentales prennent le dessus sur la divergence de point de vue.

La mise en application du QQOQCP

L’outil QQOQCP s’applique en trois étapes :

  • Etape 1 : la description de la situation de départ. Les questions QQOQCP entrent en scène à ce niveau.
  • Etape 2 : la collecte des éléments clés et la classification
  • Etape 3 : la proposition de solutions pertinentes et adaptées à la situation

Le sigle est expliqué ci-dessus et illustré de quelques exemples pour faciliter son application.

Quoi

La question permet de décrire la tâche, l’activité, la problématique ou l’objet du projet. Les cibles regroupent les objets, les actions, les machines entre autres. Pour qu’elle devienne l’élément déclencheur de l’analyse, il faut éviter de le poser au début des échanges.

Questions types : Quel est le problème ? De quoi s’agit-il ? Quel produit / quel service ? A quoi sert la méthode mise en place ?

Qui

Le qui cerne les parties prenantes concernées, les individus responsables ou impliqués. Pour un meilleur impact, il faut diminuer le caractère intrusif des formulations. Les cibles sont les responsables, les clients, les fournisseurs, les victimes, les acteurs, etc.

Questions types : Qui est le responsable ? Qui affronte le problème ? Qui sont les fournisseurs ?

La question cherche à décrire le lieu de déroulement de l’action. On peut parler de lieu comme un atelier, un local, une adresse, etc.

Questions types : Où le problème se pose-t-il ? Les locaux sont-ils accessibles ? Sur quel poste ? Sur quelle machine ?

Quand

Le « quand » définit le moment où l’action a eu lieu, a lieu ou aura lieu suivant le contexte. Les cibles sont les dates, la durée, la fréquence, etc. Le terme quand peut se remplacer par « A quelle période », « A quel moment », « En quelle année ».

Questions types : Quel est le délai d’exécution ? Quand le problème est apparu ? A quelle fréquence le problème se présente dans la journée ?

Comment

Le « comment » détermine une manière de procéder. Généralement, c’est l’élément qui permet d’expliquer une situation. Les cibles sont les procédures, les méthodes d’organisations, les actions, les moyens et les techniques. La question peut se poser de manière répétitive pendant l’analyse.

Questions types : De quelle façon ? Dans quelles situations ? Dans quelles conditions ? Quels sont les moyens mis en œuvre ?

Combien

La question caractérise les moyens, le matériel et les équipements. Les cibles sont les Budgets, les quantités, les pertes, le nombre de ressources, etc. Pour une optimisation de l’impact, la demande doit être allégée avec des formules plus douces et flexibles.

Questions types : Quel budget avez-vous prévu pour l’investissement ? Quel coût ? Quelles ressources ? Combien de temps ? Combien de personnes seront affectées à la tâche ?

Pourquoi

Le « pourquoi » décrit les causes, les raisons, les objectifs, voire la motivation. Les cibles sont les buts, les finalités, les justifications, les actions correctives, etc. La question peut se poser après la réponse aux autres questions pour une meilleure compréhension de la situation. Il faut également diminuer l’aspect curieux de la question.

Questions types : Dans quel objectif ? Quelle raison ? Pourquoi ce choix ?

Pour conclure, la méthode QQOQCP est une démarche prodigieuse pour une bonne compréhension et un meilleur discernement d’une situation donnée. Le résultat est garanti si l’outil se maitrise bien et s’utilise sciemment. La méthode assure au chef de projet et à son équipe de ne rien oublier d’important au moment du démarrage du projet. Elle vous permet également d’établir un diagnostic exhaustif et efficace pour démarrer entamer une meilleure stratégie marketing. Elle offre aussi une garantie qualitative dans la conduite d’une réunion ou dans l’organisation d’un évènement.

Les questions « Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? » doivent être formulé avec chaleur et sympathie pour inciter les participants à s’ouvrir à la discussion. Ce processus permet de récolter des données réelles et véridiques. Ces données apporteront des solutions sûres aux problématiques qu’il faut affronter et participent à la création d’une dynamique authentique dans le monde professionnel. Cela s’applique bien évidemment aux situations personnelles dans le cas où la personne fait face à une problématique complexe.

 

Illustrations : emaze.com ; axiocode.com ; kmfservices.fr